Caroline Becker
Originaire de l’industrie manufacturière, la méthode Kanban (mise en œuvre par Toyota et initialement utilisée uniquement pour la gestion des processus) a été adoptée par des entreprises d’autres secteurs et est désormais souvent utilisée comme un outil pour aider à gérer le travail. Son objectif est de s’assurer que chaque membre de l’équipe de projet atteigne sa productivité maximale, tout en veillant à un flux de travail fluide et en anticipant l’apparition de goulets d’étranglement. Comment cette méthode fonctionne-t-elle et pourquoi a-t-elle une influence positive sur la productivité des employés ?
La méthode Kanban – table des matières :
La méthode Kanban
La méthode Kanban est basée sur trois principes principaux : la visualisation (le mot japonais kanban signifie un tableau visuel), le travail en une seule tâche (réduction du travail en cours) et la gestion du flux de travail pour améliorer le processus.
Dans le cadre du premier principe, des tableaux Kanban spéciaux sont utilisés, qui sont banalement simples à réaliser et à utiliser, et sont divisés en trois sections : à faire (concernant le backlog), en cours (couvrant les tâches actuellement en cours) et terminé (couvrant les choses déjà faites). Chaque tâche sur le tableau assignée à un employé spécifique doit passer par ces trois colonnes pour garantir un contrôle sur le flux de travail, une prise de conscience de ce que la personne traite à un moment donné, et la capacité de détecter les goulets d’étranglement (par exemple, des retards) qui pourraient affecter négativement les opérations commerciales.
La méthode Kanban suppose également que vous devez limiter le nombre de tâches en cours, car le multitâche ne (contrairement à ce que l’on croit souvent) apporte pas les résultats escomptés. Elle repose également sur une observation constante pour améliorer le processus et augmenter l’efficacité (en repérant les blocages ou goulets d’étranglement qui pourraient compromettre l’atteinte des résultats fixés).
Comment Kanban augmente-t-il la productivité ?
Apprendre et comprendre les éléments énumérés ci-dessus est essentiel pour répondre à la question de savoir comment la méthode Kanban améliore la productivité.
Commençons par le premier principe concernant la visualisation des tâches. Selon des recherches menées par des scientifiques du MIT en 2014, le cerveau humain traite l’information présentée sous forme visuelle (image) 60 000 fois plus rapidement que sous forme écrite (texte). De plus, selon une étude du Social Science Research Network, 65 % des personnes dans le monde sont des apprenants visuels, ce qui signifie qu’elles absorbent l’information plus facilement en la regardant qu’en en entendant parler. Ainsi, visualiser les tâches augmente la productivité, car cela vous rend conscient du nombre de devoirs à accomplir et vous motive à compléter une tâche après l’autre.
Le deuxième principe concerne la limitation du travail en cours. Selon John Little, un scientifique du MIT, nous travaillons plus lentement si nous essayons de terminer plusieurs tâches à la fois – et nous sommes plus productifs lorsque nous nous concentrons sur l’achèvement d’un devoir, puis passons au suivant. On estime que chaque employé devrait avoir un maximum de trois tâches – lorsque vous dépassez ce nombre, des problèmes de performance ou des goulets d’étranglement peuvent survenir. Dans le monde des affaires, le multitâche est considéré comme une illusion, comme le confirment un certain nombre d’études, y compris celles menées par des chercheurs de l’Université d’État du Kansas.
L’essence du troisième principe peut être trouvée dans une étude néerlandaise qui a montré que l’observation seule peut être une force motrice pour changer le comportement humain. L’étude, menée sur des ménages, a révélé que les familles avec des compteurs d’électricité très visibles utilisaient 30 % d’électricité en moins que leurs voisins dont les compteurs étaient hors de vue. Les chercheurs affirment que ces familles ont reçu un retour visuel sur la base duquel elles ont apporté des changements dans leur comportement – les tableaux Kanban fonctionnent de la même manière. Ils vous aident à visualiser votre flux de travail et à améliorer les processus.
Résumé
Comme vous pouvez le voir, les résultats obtenus par Toyota et les recherches sur le comportement humain mentionnées ci-dessus montrent que l’utilisation des tableaux Kanban aide à augmenter l’efficacité. La méthode Kanban a été couronnée de succès pour les membres de l’équipe provenant de différents domaines d’activité.
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Caroline Becker
En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
