Une occupation constante, courir partout ainsi que vivre dans l’urgence est le triste côté du 21e siècle. La course constante, combinée à peu de sommeil, nous rend finalement plus fatigués et moins efficaces. Fonctionner à pleine vitesse, sur le long terme, n’est pas une bonne option. Cependant, il existe un moyen de faire du temps votre allié, et non votre ennemi. Cela s’appelle la méthode Pomodoro et aujourd’hui nous allons l’introduire et montrer comment elle peut booster votre productivité.
Les origines de cette méthode de gestion du temps simple mais réussie remontent aux années 1990 en Italie lorsque Francesco Cirillo l’a inventée. Alors qu’il travaillait à l’université, il avait du mal à se concentrer et à faire face aux responsabilités qui s’accumulaient. Pour améliorer sa productivité, il a eu l’idée de diviser son travail en segments de temps courts qui l’aidaient à se concentrer sur la tâche à accomplir. Fait intéressant, c’est pour un réveil de cuisine en forme de tomate qu’il a pris comme modèle, et non la tomate, qu’il a donné le nom de Pomodoro.
Il a fallu presque deux décennies à Cirillo pour publier un livre d’introduction à Pomodoro exposant le raisonnement et la mise en œuvre de Pomodoro. Bien que la méthode ait vu le jour dans les années 1990, elle a été publiée en 2008. Dans son livre, Cirillo discute en détail de la technique Pomodoro et explique quel est le phénomène de son utilisation et pourquoi il est important de fixer des objectifs spécifiques.
Le postulat central de Pomodoro est de décomposer les tâches plus importantes en tâches plus petites qui sont réalistes à accomplir dans un court laps de temps. Chaque épisode de travail intensif est suivi d’une pause, ce qui vous permet de détacher vos pensées et offre un repos à votre cerveau.
Pomodoro est un système répétitif, donc le cerveau s’habitue rapidement à ce type de travail, et des périodes relativement courtes de travail intense garantissent une productivité constante.
Le plus grand avantage de cette méthode est sa simplicité et sa facilité de mise en œuvre. Elle est idéale pour une personne qui cherche un moyen d’augmenter sa productivité ou d’utiliser son temps de manière efficace. Précisément en raison de la facilité de mise en œuvre, tout le monde peut tester cette méthode sur lui-même et évaluer si elle lui convient.
La première étape consiste toujours à établir une liste de tâches pour une période donnée, comme la journée de travail actuelle. Il est préférable de les écrire sur un morceau de papier ou dans une application de planification des tâches. De cette façon, vous aurez une meilleure idée du temps qu’elles peuvent prendre et il sera plus facile de les attribuer à des “tomates” spécifiques. Les tâches plus petites peuvent être combinées. Il est préférable de regrouper des activités similaires, par exemple, rappeler un client et vérifier les e-mails. Si la liste des tâches est prête et attribuée à des blocs – c’est parti.
Il peut s’agir d’un minuteur classique ou d’un chronomètre sur votre téléphone. Comme nous l’avons mentionné, il existe également des applications dédiées pour compter le temps de travail et les pauses.
Lorsque la tâche est terminée, marquez-la comme faite. Cela peut être avec un simple “Fait” à côté de la liste des tâches. Pour les apprenants visuels, une meilleure solution serait de colorier des carrés ou de dessiner des pompons. Le nombre croissant de blocs terminés donne un sentiment d’efficacité.
Une pause plus longue doit durer entre 15 et 30 minutes, selon vos besoins à un moment donné. Il est important de faire une pause loin de l’écran pendant sa durée (tant que les blocs étaient liés au travail devant l’ordinateur). Ne lancez pas Facebook ou d’autres réseaux sociaux pendant cette durée. Profitez de ce temps pour marcher, vous étirer ou préparer et manger un repas. Offrez à vos yeux et à votre cerveau un repos.
Bien qu’il existe quelques directives rigides dans Pomodoro, vous pouvez ajuster certaines règles pour répondre à vos besoins et rendre la méthode encore plus efficace. 25 minutes de travail sont trop longues pour vous ? Travaillez sans interruption pendant 15 minutes. C’est une excellente solution pour ces jours où vous sentez que vous ne pouvez vous concentrer sur rien, et vos pensées s’égarent très rapidement. Il en va de même pour la période de récupération. Si vous trouvez qu’une pause de 5 minutes est trop courte, prolongez-la à 7 ou 8 minutes.
C’est une méthode conçue pour faciliter votre travail et n’est qu’un outil. Adaptez-la à vos besoins, alors elle sera plus utile. N’oubliez pas que Pomodoro est censé aider, et non compliquer davantage votre tâche.
Faire beaucoup de choses à la fois et céder à la distraction nous fait perdre non seulement en productivité mais finalement en satisfaction au travail. Beaucoup d’entre nous connaissent le scénario : vous vérifiez vos e-mails, répondez à un message d’un client, mais entre-temps, une publicité pour un magasin de chaussures apparaît et vous vous rappelez que vous devez passer une commande pour la classe de maternelle de votre fils. Vous allez sur le site du magasin, passez la commande et oubliez complètement que vous avez commencé un e-mail dans l’onglet suivant. Ça vous semble familier ?
La tâche principale de Pomodoro est précisément de nous apprendre à nous concentrer sur une tâche spécifique et à la terminer sans être distrait. C’est une méthode pour lutter contre les distractions omniprésentes. Si vous avez encore du mal à vous concentrer au début, vous pouvez essayer de désactiver les notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur pendant la durée de votre travail.
Les grandes tâches à accomplir sont écrasantes. Dans la plupart des cas, le cerveau se distrait après un certain temps. Des pauses courtes améliorent considérablement la concentration et aident à rester sur la tâche.
Savez-vous cet état où vous savez que vous avez quelque chose d’important à faire (un grand projet à réaliser, une présentation ou étudier pour un diplôme de lycée), mais vous êtes complètement perdu quant à la façon de vous y prendre et vous inventez des activités supplémentaires pour ne pas y penser ? Éviter ces engagements n’est pas un cas isolé et ne provient pas de votre paresse. C’est une sorte de défense que nous utilisons par peur de l’échec. La méthode Pomodoro aide à décomposer le “monstre” menaçant en morceaux. Tout ce que vous avez à faire est de réduire ce que vous remettez à plus tard en petites étapes.
Pris dans le tourbillon du travail et faisant beaucoup de choses à la fois, nous avons souvent l’impression de courir contre le temps. Malheureusement, il n’existe pas de méthode pour le gérer. Cependant, il existe un moyen de commencer à vous gérer efficacement dans le temps et d’éliminer le stress qui y est associé. La technique Pomodoro introduit des blocs qui forment un emploi du temps. Une telle séquence d’événements prête à l’emploi et un plan préparé ne causent pas de stress. Ils donnent même un sentiment de calme. Une motivation supplémentaire est la liste croissante des étapes complétées. De cette manière, vous transformez quelque chose de négatif comme un sentiment de temps perdu en une mesure concrète de productivité.
Bien que cela puisse sembler plutôt banal au début, nos cerveaux fonctionnent mieux lorsqu’ils sont motivés par la recherche d’une récompense spécifique. Dans le cas de la technique Pomodoro, il s’agit de la recherche d’une pause. Des périodes de travail courtes nous rendent plus désireux de terminer une tâche et plus motivés à gagner la récompense du repos. De plus, terminer la tâche suivante et atteindre le bloc donne un sentiment d’accomplissement.
Pomodoro est une méthode qui aide à éviter les erreurs de planification. En effectuant des tâches spécifiques par blocs de temps, nous pouvons mieux les planifier et estimer combien de temps nous avons besoin pour les accomplir. En utilisant la technique Pomodoro, vous pouvez mieux planifier votre journée et rendre le temps que vous passez à travailler ou à étudier plus efficace. Au fil du temps, les “tomates” peuvent devenir l’unité par laquelle vous planifiez votre journée.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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