Qu’est-ce qu’un calendrier de projet et à quoi sert-il ? | #18 Introduction à la gestion de projet

Une fois que le projet a reçu l’approbation des parties prenantes, il est temps de préparer le calendrier. Avant même que l’équipe de projet ne se réunisse pour la première fois, le Chef de projet prépare la structure du projet.

Calendrier du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Comment créer un calendrier de projet ?
3. En quoi le calendrier du projet est-il différent du plan de projet ?
4. Exemple de calendrier de projet
5. Résumé

Introduction

Un calendrier de projet est un document général qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches individuelles destinées à être exécutées en cours d’exécution. Celles-ci sont contenues dans un backlog détaillé, ou présentées sur un tableau kanban. Le calendrier inclut des jalons, des tâches et des événements clés ainsi qu’une perspective de l’état d’avancement du projet vers l’atteinte de l’objectif.

Le plus souvent, un calendrier est une visualisation de la manière dont les objectifs du projet dépendent les uns des autres et dans quel ordre procéder. Le calendrier du projet montre également le calendrier avec des dates établies.

Comment créer un calendrier de projet ?

Lors de la création d’un calendrier, il est préférable d’adopter une approche ascendante. Divisez le projet global en blocs ou domaines de problèmes majeurs. Ceux-ci peuvent être des domaines aussi généraux que le renforcement d’équipe, le design UX, le travail de programmation ou le marketing. Le calendrier du projet est le plus facile à préparer en utilisant un logiciel dédié. Cela permettra :

• une addition et un regroupement faciles des événements, ainsi que des modifications – par exemple, il se peut que nous séparions les tâches de design UX en groupes distincts de design visuel et de préparation de texte. Avec le logiciel, nous pouvons le faire en quelques clics, au lieu de réorganiser un fichier texte ou un tableur,
• la visualisation de la durée de chaque tâche – ainsi nous pouvons facilement planifier les tâches en tenant compte de la disponibilité des personnes et des ressources nécessaires pour les accomplir,
• l’indication des interdépendances entre les tâches – la mise en place d’avertissements sur les dépendances est une fonctionnalité très utile disponible dans certains programmes, grâce à laquelle nous sommes sûrs que personne ne s’engagera à terminer un travail dans un bâtiment où l’installation n’a pas encore été réalisée.

Cela rendra le calendrier lisible pour tous les concernés. mise à jour et complément.

Le calendrier est le plus souvent représenté par les vues suivantes :

• un calendrier évolutif – avec des tâches à accomplir marquées ; en utilisant le calendrier, il est plus facile que dans d’autres vues d’entrer dans la planification, comme l’attribution de travail à des personnes spécifiques et la planification de réunions,
• un diagramme de Gantt ou une visualisation similaire des tâches sur une chronologie – une vue générale montrant la durée totale du projet est son calendrier, tandis qu’une version développée est utilisée pour créer et détailler le plan de projet,
• des cartes d’épopées, également connues sous le nom de tâches agrégées – c’est-à-dire une visualisation montrant, entre autres, quel pourcentage de tâches est lié à un domaine spécifique de l’exécution du projet, par exemple, l’épopée “test” peut inclure des tâches liées aux tests internes d’un prototype logiciel, ainsi qu’aux tests finaux sur le site du client.

En quoi le calendrier du projet est-il différent du plan de projet ?

Un calendrier se distingue d’un plan de projet principalement par son objectif et son niveau de détail. Un calendrier est un squelette de projet qui représente principalement ses domaines clés et ses jalons. Son objectif est de tracer une image claire et simplifiée de l’ensemble du projet. Cependant, un plan de projet est créé pour disséquer la mise en œuvre de chaque tâche, jusqu’aux plus petits détails qui valent la peine d’être notés.

Le calendrier répond à la question de ce que nous mettons en œuvre. Là, nous trouverons des lignes directrices générales pour la durée des différentes étapes du projet et le marquage des moments clés. Le plan de projet, en revanche, sert à décrire comment exécuter chaque tâche.

À partir d’un bon calendrier, il est facile de lire le chemin menant à la réalisation de l’objectif du projet, car il ne montre que des jalons présentant les moments les plus généraux et importants de la mise en œuvre. Cependant, grâce à des logiciels de gestion de projet, la frontière entre le calendrier et le plan de projet est devenue assez fluide. Cela est dû au fait que la multitude de façons de visualiser les données permet de passer sans effort entre des vues détaillées des tâches individuelles et l’image la plus générale du calendrier de l’ensemble du projet.

Exemple de calendrier de projet

Imaginons que nous souhaitons mettre en œuvre un projet pour présenter un jeu d’aventure se déroulant en réalité virtuelle lors d’une foire internationale.

Pour créer un calendrier, nous devons marquer des dates clés – le début du projet, la date limite pour les candidatures des exposants à la foire, ainsi que la date de la foire et la fin du projet. L’étape suivante consiste à définir des objectifs et à les entrer dans le programme sélectionné en tant que tâches récapitulatives, épopées ou éventuellement étiquettes. Dans notre exemple, cela comprendra :

• Préparation du jeu – l’épopée comprendra des tâches telles que la préparation d’une version de test stable du jeu qui peut être mise à la disposition du public, les tests, l’installation sur le matériel qui sera mis à disposition à la foire
• Préparation du stand – préparation de l’équipement, des supports promotionnels, des concours pour les visiteurs, achat et sécurisation de l’équipement
• Planification du voyage – réservation de l’hôtel, achat de billets pour des événements, fourniture de transport
• Analyse du succès de la présentation au retour – si le jeu a réussi à attirer le nombre de clients prévu, s’il a réussi à établir des contacts commerciaux et des partenariats, ainsi que de respecter le budget alloué à la promotion

Chacune des épopées peut avoir un superviseur – nommé pour prendre la responsabilité de sa mise en œuvre entière. Dans de nombreux projets, cependant, cette personne est le Chef de projet, tandis que les membres de l’équipe ne prennent la responsabilité que des tâches individuelles.

L’étape suivante concerne le marquage des jalons. L’achèvement de chaque jalon consistera probablement en des tâches appartenant à plusieurs épopées. Si le premier jalon est l’acceptation de la présentation pour le salon par les organisateurs de l’événement, il comprendra des tâches appartenant aux groupes “réseautage”, “préparation du jeu” et “préparation de la présentation”, entre autres.

Le calendrier de chaque projet est développé individuellement. Bien que vous puissiez vous aider d’un modèle prêt à l’emploi, il nécessitera probablement encore des modifications significatives. La plus grande amélioration sera l’utilisation de votre calendrier créé précédemment sur un projet similaire.

Résumé

Un calendrier bien préparé au début du projet facilite grandement le travail. Il sert non seulement au Chef de projet, qui grâce à lui obtient un aperçu de la stratégie d’action, mais aussi à l’équipe de projet, qui peut facilement voir à quel stade se trouve le travail en cours et quel est son objectif. Le calendrier est également un outil précieux qui soutient la transparence de la mise en œuvre car il permet aux parties prenantes de voir la structure du projet et de comparer indépendamment l’état de la mise en œuvre avec les objectifs de projet fixés.

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