Organisation du travail : 10 conseils pour maîtriser l’organisation du travail

Vous vous demandez quel est le secret des personnes qui réussissent dans leur travail ? Naturellement, vous remarquez immédiatement qu’il s’agit d’une question complètement individuelle, chaque employé possédant un ensemble unique de compétences techniques et interpersonnelles, de traits de personnalité ou de caractère. Cependant, il y a un élément dont vous pouvez vous occuper pour améliorer la performance de vos tâches quotidiennes et booster l’atteinte des résultats attendus – une bonne organisation du travail. Comment ? Ci-dessous, vous trouverez notre liste de 10 conseils d’organisation qui peuvent y parvenir.

Organisation du travail – table des matières :

1. Planifiez votre travail
2. Concentrez-vous sur un objectif (et une tâche) à la fois
3. N’oubliez pas de faire des pauses régulières
4. Définissez des priorités
5. Estimez et contrôlez le temps
6. Établissez des cycles de productivité individuels
7. Éliminez les distractions
8. Travaillez avec des tableaux Kanban
9. Utilisez des outils pour rationaliser votre travail
10. Fixez des limites pour vos collègues
11. Meilleure organisation du travail – maintenant vous savez quoi faire

Planifiez votre travail

Vous pouvez organiser votre emploi du temps dans un outil en ligne spécial, dans un carnet en ligne, traditionnellement sur papier (de la manière qui vous convient le mieux) – vous ne pouvez pas oublier de planifier votre travail si vous souhaitez améliorer votre organisation. Écrire toutes les tâches à faire pour un jour ou une semaine donnée est la base des prochaines étapes que nous avons mentionnées. Cependant, n’oubliez pas de vous réserver seulement 80 % du temps au travail – le reste doit être mis de côté pour les imprévus.

Concentrez-vous sur un objectif (et une tâche) à la fois

Vous ne pourrez pas réaliser tout ce que vous vous êtes fixé immédiatement – tout comme vous ne parviendrez pas à accomplir toutes les tâches que vous avez planifiées pour la journée avant l’après-midi. Concentrez-vous sur ce qui est le plus important à ce moment-là, et vous verrez des résultats positifs.

N’oubliez pas de faire des pauses régulières

Il est préférable de planifier vos pauses chaque jour à peu près à la même heure (dans la mesure du possible, bien sûr) – de cette façon, votre corps s’habituera à un certain rythme de travail, ce qui facilitera l’atteinte de vos objectifs.

Définissez des priorités

Quelle tâche est importante et urgente, et laquelle remettre à plus tard ? Une fois que vous avez planifié votre travail, vous devez déterminer l’ordre dans lequel vous devez accomplir les différentes responsabilités (la matrice d’Eisenhower vous aidera à cela). De cette façon, vous saurez exactement quoi faire et comment passer d’une tâche à l’autre sans vous permettre un moment d’hésitation.

Estimez et contrôlez le temps

Pour mieux organiser votre temps au travail, vous devez également vous fier à l’estimation du temps qu’il vous faudra pour accomplir une tâche particulière. De cette façon, vous gagnerez en contrôle sur le temps tout en augmentant votre motivation à l’accomplir. Vérifier constamment le rythme de vos tâches, à son tour, vous permettra d’anticiper les goulets d’étranglement et d’apprendre des leçons pour l’avenir (par exemple, en ce qui concerne le fait qu’un certain type de tâche nécessite un délai prolongé). Ces deux actions améliorent considérablement l’organisation du travail.

Établissez des cycles de productivité individuels

À quelles heures travaillez-vous le mieux ? Découvrir si vous êtes plus productif le matin, à midi ou l’après-midi (et comment ce fait se corrèle avec vos repas au travail) est le point de départ pour une meilleure organisation de votre travail quotidien. Après tout, il est préférable de vous laisser les tâches les plus difficiles pour les moments où vous êtes le plus productif afin que les les accomplir soit au moins un peu plus facile. Pendant la période de moindre productivité, en revanche, vous devriez effectuer des tâches automatiques et répétitives qui ne nécessitent pas beaucoup d’engagement. Cette approche vous aidera à vous débarrasser de la sensation de temps perdu au travail.

Éliminez les distractions

Gardez à l’esprit que rien ne nuit autant à l’accomplissement des tâches quotidiennes que de céder constamment à des distractions de toutes sortes – vérifier les réseaux sociaux, rendre visite à des collègues ou consulter des e-mails. Pourquoi ? Parce qu’il faut un certain temps à notre esprit pour se concentrer sur la tâche à accomplir et chaque distraction fait s’estomper notre concentration et nous devons recommencer à zéro. Pour cette raison, il est judicieux de bloquer certains sites pendant la durée de votre travail ou d’utiliser la technique Pomodoro (qui soutient le travail en cycles) pour éviter de céder aux distractions.

À cet égard, notez également que vous rencontrez des distractions tant au bureau qu’en travaillant à domicile – identifiez ce qui vous distrait le plus souvent de votre travail et essayez ensuite d’éliminer ces problèmes pour améliorer votre flux de travail.

Travaillez avec des tableaux Kanban

Visualiser vos tâches à faire sur le tableau Kanban (la division des colonnes est à faire-en cours-fait) améliore le contrôle sur les flux de travail. De plus, cela permet aux autres de voir s’ils peuvent actuellement utiliser vos ressources, ou peut-être que vous vous concentrez sur une tâche importante et ne pouvez pas trouver l’espace pour aider.

Utilisez des outils pour rationaliser votre travail

Pensez à ce type de logiciel (comme notre logiciel de gestion de projet Firmbee) si vous travaillez en équipe et ressentez le besoin d’améliorer la communication entre les membres de l’équipe. Les solutions qui vous permettent de stocker toutes les informations nécessaires sur les processus en cours au même endroit peuvent très rapidement et efficacement améliorer l’organisation du travail des personnes impliquées. Cependant, vous devez vous rappeler de les sélectionner en fonction des besoins de votre équipe (en analysant les domaines posant problème).

Fixez des limites pour vos collègues

Le dernier conseil est un que peu de gens souhaitent suivre car on pense qu’en le faisant, vous pourriez obtenir une étiquette de « collègue peu serviable ». Cependant, parfois, il est préférable de faire savoir à vos collègues que vous ne pourrez pas les aider pour le moment plutôt que de soutenir de force les autres et de faire face ensuite à des retards dans vos tâches, ce qui peut nuire à la fois à vous (conséquences physiques et mentales liées au stress et aux heures supplémentaires) et à l’organisation (en raison des délais manqués).

Meilleure organisation du travail – maintenant vous savez quoi faire

Vous pourriez penser que les conseils énumérés ci-dessus sont « triviaux » et certainement pas suffisants pour nettoyer le désordre dans votre vie professionnelle. Cependant, essayez d’en incorporer certains dans vos activités quotidiennes et vous remarquerez rapidement que les résultats dépasseront de loin vos prévisions. Bien sûr, il n’est pas certain que tous les conseils énumérés ci-dessus fonctionneront exactement dans votre situation (tout dépend des problèmes que vous avez rencontrés avec l’organisation de votre travail jusqu’à présent), mais ils constituent sans aucun doute un point de départ approprié pour réfléchir à un changement, le mettre en œuvre, puis – profiter des résultats.

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