Les changements massifs dans l’organisation du travail et la gestion des entreprises initiés par la pandémie n’ont pas ralenti d’un pouce en 2022. Cependant, le ferment économique et les dynamiques pourraient en fait s’avérer propices à la mise en œuvre fluide des projets. Aujourd’hui, examinons de plus près les principales problématiques de la gestion de projet.

Problématiques de la gestion de projet – table des matières :

  1. Principales problématiques de la gestion de projet
  2. Problèmes de portée du projet
  3. Temps d’exécution du projet
  4. Flexibilité d’action
  5. Résumé

Principales problématiques de la gestion de projet

Selon le rapport Pulse of the Profession, un pourcentage plus élevé de projets a été achevé efficacement : atteignant leurs objectifs, respectant le budget et le temps de réalisation prévu. En revanche, plus de projets ont été annulés en 2021 que dans les années précédentes.

Par conséquent, nous examinerons ceux qui ont réussi pour apprendre des meilleurs. Quelles étaient les principales problématiques concernant la gestion de ces projets ? Et comment tenterions-nous de les résoudre aujourd’hui ?

Nous nous concentrerons aujourd’hui sur trois domaines principaux de préoccupation dans la gestion de projet. Ce sont :

  • la portée du projet
  • le temps d’exécution du projet
  • la flexibilité de l’équipe
Comment aborder les principales problématiques de la gestion de projet

Problèmes de portée du projet

Les problèmes de définition de la portée du projet commencent généralement dès le départ. Et même avant que ses hypothèses ne soient pleinement clarifiées. C’est pourquoi il est si crucial de dessiner soigneusement le plan du projet. Ne vous précipitez pas et prenez le temps de clarifier soigneusement l’objectif et le plan d’action avant de programmer les tâches.

Il est judicieux d’utiliser les bons outils pour cela lors de la planification de la portée du projet ainsi que de le diviser en épopées ou en fils compréhensibles pour toutes les personnes concernées.

  • Communication avec le client et les partenaires

    • Pour garantir le succès d’un projet, sa naissance même est cruciale. Une atmosphère favorable, une présentation convaincante des hypothèses les plus significatives, ainsi que les compétences en négociation et interpersonnelles du chef de projet peuvent toutes décider si le projet est rejeté ou mis en œuvre.

    La discussion ultérieure avec le client et d’autres décideurs constitue les moments déterminants qui définissent la portée initiale du projet.

  • Flexibilité naturelle de la portée contre dérive de la portée

    • Mais pourquoi parlons-nous de la portée “initiale” d’un projet ? Parce que sa portée prévue ne sera jamais identique à la portée finale.

    L’hypothèse de flexibilité naturelle de la portée du projet est un moyen de faire face à la variabilité de la portée et simplement une approche réaliste. Elle permet au cadre du projet de s’adapter à la faisabilité réelle et aux conditions commerciales changeantes. Cependant, cette variabilité naturelle ne doit pas s’appliquer aux hypothèses clés du projet.

    Lorsque les hypothèses clés changent et que la portée des tâches à réaliser s’élargit, le succès du projet est remis en question. Ce problème est appelé dérive de la portée. Le terme dérive de la portée signifie croissance incontrôlée du projet. Et c’est le fléau d’un tiers des projets commerciaux mis en œuvre.

  • Côté contenu

    • Un autre obstacle à la gestion de projet est la définition du contenu du projet. Un chef de projet doit honnêtement répondre à la question : est-ce que je sais suffisamment sur les tâches que je veux réaliser ?

    Si la réponse à cette question est non, alors peu importe à quel point le projet est avancé, il est nécessaire de consulter des spécialistes. Initialement ceux qui composent l’équipe de projet. Mais parfois, l’avis d’experts externes est nécessaire.

Temps d’exécution du projet

Même les chefs de projet très expérimentés sont des optimistes incorrigibles en ce qui concerne le temps d’exécution du projet. Cela est attesté par les statistiques des grands projets achevés. En 2021, 55 % des projets ont été achevés à temps dans le monde. C’est une augmentation de 4 % par rapport à l’année précédente. Cependant, les résultats ne sont toujours pas très satisfaisants.

  • Retards réalistes

    • La réalisation à temps d’un projet est généralement entravée par le temps irréaliste alloué à des tâches particulières. C’est pourquoi il vaut la peine d’utiliser des outils permettant de mesurer statistiquement la vitesse réelle d’exécution des tâches et de la comparer avec le temps prévu.

  • Communication de l’équipe

    • Bien sûr, le temps d’exécution du projet est étroitement lié à sa portée et à son budget. Cependant, les facteurs décisifs s’avèrent souvent être l’efficacité et la flexibilité de l’équipe.

    La performance de l’équipe doit répondre à des exigences claires et compréhensibles grâce à une délégation simple des tâches et des responsabilités. Tout aussi crucial est la transparence des interdépendances des différentes étapes de l’exécution du travail, ainsi que le classement des tâches. Prendre soin de ces aspects de la communication pour prévenir les retards dans le temps d’exécution du projet.

Flexibilité d’action

Le goulet d’étranglement et la source d’échec dans la gestion de projet est le manque de flexibilité résultant de l’adhésion à des chemins bien connus et éprouvés. Cela conduit fréquemment à l’utilisation de méthodes et d’outils de gestion éprouvés inadaptés à un projet particulier. Mais comment augmenter votre flexibilité – en tant que chef de projet – et celle de toute l’équipe ?

  • Agilité

    • Il n’est pas surprenant que la flexibilité d’opération et de résolution de problèmes inhérente aux petites équipes de conception de logiciels agiles ait gagné une reconnaissance mondiale. De plus en plus souvent, ce sont les outils de gestion de projet de l’industrie informatique qui se répandent dans d’autres secteurs lorsque la situation exige une flexibilité accrue d’opération.

  • Engagement et auto-organisation

    • Les équipes gérées de manière agile peuvent exercer une grande flexibilité. En elles, les managers s’impliquent directement dans le projet, donnant et recevant fréquemment des retours sur leurs actions. Et les membres de l’équipe – du moins dans une certaine mesure – choisissent indépendamment les tâches à réaliser. Tout cela fait que les équipes agiles ressemblent au modèle de l’auto-organisation.

Résumé

Nous avons catégorisé les principales problématiques de la gestion de projet en trois groupes. Le premier inclut la définition, la compréhension et le maintien de la portée du projet pendant son exécution. Le second concerne le timing des tâches du projet. Le troisième est le maintien de la flexibilité dans la gestion de l’équipe et l’adaptation constante aux conditions changeantes.

Le meilleur moyen de faire face à ces problématiques est de rester à jour – avec votre emploi du temps et vos connaissances, avec vos méthodes de gestion, avec votre équipe, et avec des logiciels qui facilitent la gestion même des projets très complexes.

SOURCE DES STATISTIQUES : Pulse of the Profession 2021

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Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.

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