Gestion des équipes numériques | Numériser votre entreprise #6

Récemment, la constitution d’équipes numériques devient de plus en plus importante, ce qui contribue à une augmentation significative de l’efficacité du travail et à une communication plus facile entre les employés. Grâce à la numérisation, la gestion des équipes devient moins compliquée, plus rapide et plus précise. Cela permet aux entreprises de mieux suivre les progrès des employés, ce qui est essentiel pour prendre des décisions éclairées. Lisez la suite.

Gestion des équipes numériques – table des matières :

1. Introduction
2. Pourquoi constituer des équipes numériques ?
3. Comment choisir des outils pour gérer des équipes numériques ?
4. Outils pratiques de gestion d’équipe
5. Constitution d’équipes numériques
6. Mesurer la performance des équipes numériques
7. Résumé

Introduction

À l’ère de l’évolution numérique, la gestion d’équipe est en train de subir une énorme transformation. Les méthodes de gestion traditionnelles, basées uniquement sur des réunions et des conversations en face à face, sont remplacées par des solutions technologiques plus avancées et flexibles. Dans cet article, nous discuterons des aspects clés de la gestion des équipes numériques et des outils pratiques qui peuvent soutenir cette transformation.

Pourquoi constituer des équipes numériques ?

La numérisation apporte de nombreux avantages à l’organisation. Tout d’abord, elle améliore l’efficacité du travail en rationalisant la communication, la planification et les processus de contrôle. De plus, les outils numériques aident à mieux suivre la performance au travail et fournissent des données précieuses pour l’analyse. Enfin, ils permettent aux entreprises de devenir plus compétitives sur le marché.

De nombreux propriétaires d’entreprises associent les outils de gestion des équipes numériques uniquement au travail à distance et basé sur l’ordinateur. Cependant, il existe un certain nombre de plateformes qui aident à améliorer l’efficacité du travail d’équipe, que ce soit au bureau, à domicile ou sur le terrain.

Comment choisir des outils pour gérer des équipes numériques ?

Lors de la gestion d’équipes numériques, il est important de se concentrer sur les besoins réels de l’entreprise et les fonctions logicielles correspondantes. Il est préférable de commencer par une analyse des besoins, c’est-à-dire de répondre aux questions suivantes :

• Aurons-nous besoin de la fonction de suivi du temps ?
• Utiliserons-nous des fichiers partagés ?
• Le logiciel doit-il fonctionner sur des appareils mobiles ou des ordinateurs ?
• Aurons-nous besoin d’un panneau de gestion pour le propriétaire de l’entreprise ou le manager, ou un espace de travail partagé suffira-t-il ?

Les réponses nous permettront de choisir le bon programme ou un ensemble d’applications coopérantes. Il est important de considérer la numérisation de la gestion d’équipe dans les domaines suivants :

• Communication – les outils de communication modernes, tels que les applications de chat de groupe et de visioconférence, permettent une communication rapide et efficace au sein de l’équipe. Selon un rapport de TechRepublic (2021), 95 % des entreprises les utilisent déjà,
• Partage de fichiers – les solutions cloud pour le partage de fichiers et la collaboration à distance sont utilisées par 76 % des entreprises aujourd’hui. Même si tout le monde travaille dans le même bâtiment, il est beaucoup plus rapide et facile d’envoyer un message ou de collaborer sur un tableau partagé Miro (https://miro.com/) ou Mural (www.mural.co), plutôt que de se tenir devant un tableau blanc dans une salle de conférence,
• Sécurité – l’utilisation d’un VPN permet aux personnes travaillant à domicile de partager des fichiers en toute sécurité et d’échanger des informations sensibles, c’est pourquoi 54 % des entreprises profitent de cette solution,
• Planification – les calendriers numériques et les planificateurs de tâches facilitent l’organisation du travail et le suivi des progrès et des délais, par exemple, sur des tableaux Kanban ou des vues de jalons et de feuilles de route,
• Délégation de tâches – avec un logiciel de gestion de projet, il est plus facile d’assigner des tâches à des membres individuels et de suivre leurs progrès.
• Contrôle – grâce aux outils numériques, les managers peuvent surveiller la performance de l’équipe en temps réel et prendre des décisions basées sur des données fiables.

Outils pratiques de gestion d’équipe

Il existe un certain nombre d’outils de gestion de projet sur le marché. Examinons de plus près les plus populaires, d’autant plus qu’ils offrent des plans gratuits :

• Trello – c’est une plateforme de gestion de projet qui vous permet de créer des tableaux de tâches, de les assigner à des membres individuels de l’équipe et de suivre les progrès, disponible sur ordinateurs et appareils mobiles,
• Asana – c’est un système de gestion de tâches et de projets plus avancé qui offre une gamme de fonctionnalités pour simplifier la planification, le suivi et la collaboration d’équipe, disponible sur ordinateurs et appareils mobiles,
• Slack – c’est une application de messagerie instantanée tendance pour échanger des informations au sein d’une équipe qui s’intègre à d’autres outils comme Trello et Asana, disponible sur ordinateurs et appareils mobiles,
• Firmbee – c’est un puissant outil de gestion de projet disponible sur PC qui vous permet d’utiliser le suivi du temps, de visualiser des projets sur des tableaux Kanban et de collaborer avec votre équipe et des freelances.

Cependant, il peut parfois être difficile de trouver un logiciel de gestion d’équipe qui convienne aux besoins d’une entreprise. C’est à ce moment-là qu’il vaut la peine de considérer l’une des options moins populaires :

• Rencontrer un consultant – de nombreuses personnes aujourd’hui aident à choisir et à mettre en œuvre des logiciels pour les entreprises. Un consultant expérimenté et indépendant aidera à sélectionner des solutions selon le principe du “meilleur de sa catégorie”, c’est-à-dire les mieux adaptées pour résoudre un problème spécifique plutôt que de répondre à des préférences personnelles. Les solutions sélectionnées de cette manière peuvent être liées ensemble à l’aide d’une API (interface de programmation d’application), pour créer un tout unique adapté aux besoins d’une entreprise,
• Coopérer avec une société de logiciels – c’est une solution coûteuse qui vous donne l’opportunité de créer un logiciel unique qui est entièrement conforme aux exigences d’une entreprise spécifique sans avoir à embaucher une équipe ou des freelances, ainsi que d’identifier et de définir les besoins de l’entreprise par vous-même.

Constitution d’équipes numériques

Les outils de gestion de projet disponibles sur le marché sont très bien conçus. Par conséquent, la constitution d’équipes numériques ne devrait pas nécessiter beaucoup d’efforts de la part des employés. Une fois que nous avons terminé l’analyse des besoins et le choix des outils, il est temps de passer à la mise en œuvre.

Il est judicieux de commencer par former les membres de l’équipe pour les familiariser avec les outils choisis et leur apprendre à les utiliser. En général, installer une application sur un appareil mobile ou se connecter à un navigateur suffit. L’étape suivante consiste à discuter de la manière de procéder et à répondre à des questions telles que :

• Qui délèguera des tâches et quand ?
• Où les notifications de nouvelles affectations seront-elles affichées ?

À ce stade, cependant, il vaut la peine d’utiliser les outils de manière spontanée. De cette façon, il sera le plus facile d’identifier les problèmes possibles sans perdre de temps à discuter de l’évident.

Mesurer la performance des équipes numériques

Surveiller les progrès et recueillir des retours d’information de l’équipe est aussi important que la mise en œuvre d’outils de communication numériques. Cela peut être fait en comparant les résultats d’avant la numérisation avec les résultats actuels, en prêtant attention à des indicateurs de performance tels que :

• Temps de réalisation des tâches – qui peut s’améliorer considérablement, par exemple, en transformant les appels téléphoniques aux employés mobiles travaillant chez un client en messages contenant l’adresse et la localisation GPS, ainsi qu’une description de la tâche à accomplir,
• Fréquence d’interaction dans une équipe – il peut s’avérer que l’échange d’informations s’intensifie tout en prenant moins de temps et en impliquant uniquement ceux qui ont un impact réel sur la résolution d’un problème spécifique,
• Niveau de satisfaction des clients – si une équipe, par exemple, gère le service client, la disponibilité d’informations concernant les processus liés à l’exécution de la commande d’une personne dans un outil numérique peut avoir un impact très positif sur les relations avec les clients.

Résumé

En investissant dans les bons outils et en les mettant en œuvre, les entreprises peuvent devenir plus efficaces, compétitives et améliorer la collaboration au sein de l’équipe. Les éléments clés de la gestion des équipes numériques sont la communication, la planification, la délégation des tâches et le contrôle. Il vaut la peine de consacrer du temps à analyser les besoins, à sélectionner les bons outils, à former l’équipe et à mesurer l’efficacité des solutions mises en œuvre.

L’avenir des outils de gestion de projet est de soutenir non seulement l’efficacité des employés, mais aussi leur bien-être et leur satisfaction. Le développement de technologies telles que l’intelligence artificielle et l’automatisation, ainsi que l’introduction de solutions de gamification, peuvent aider à améliorer la qualité de la vie au travail.

Les outils numériques aideront les dirigeants à surveiller le niveau de satisfaction et d’engagement des employés, ainsi qu’à identifier les domaines nécessitant des améliorations. Avec des solutions modernes, telles que des horaires de travail flexibles, des bureaux à distance et des plateformes pour soutenir le développement professionnel, la gestion sera plus orientée vers les besoins et les attentes de chaque employé. La personnalisation des outils modernes peut faire en sorte que le bien-être des employés joue un rôle clé dans l’avenir de la gestion d’équipe, contribuant à une plus grande efficacité, à la satisfaction au travail et à la rétention des talents.

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