Comment mener une intégration virtuelle ?

L’intégration est importante, mais lorsque l’on travaille à distance, comment la mettre en œuvre ? La réponse est l’intégration virtuelle. Ces dernières années, les plateformes en ligne conçues pour l’adaptation et l’apprentissage ont gagné en popularité, permettant aux employés d’être introduits à leurs nouvelles responsabilités également en dehors de l’entreprise, grâce au travail à distance.

Comment mener une intégration virtuelle ? – table des matières :

1. Le rôle de l’intégration
2. Objectifs et étapes de l’intégration
3. Intégration virtuelle
4. Résumé

Le rôle de l’intégration

La ressource la plus précieuse de toute organisation est les personnes, leurs compétences et leurs aptitudes. Par conséquent, un processus de recrutement approprié devient essentiel dans le processus de gestion du personnel visant à attirer les employés les plus précieux. Il y a aussi une étape après la signature du contrat de travail impliquant l’introduction et la formation du nouvel employé. Malheureusement, souvent les managers négligent cela et oublient que seule une adaptation correctement menée d’une personne nouvellement embauchée détermine son comportement organisationnel ultérieur, son attitude et la qualité de son travail.

L’intégration consiste en un ensemble d’activités adaptant un nouvel employé et est l’un des outils de rétention les plus efficaces. Le rôle de l’intégration est de présenter à la personne nouvellement embauchée les questions les plus importantes liées au fonctionnement de l’organisation, de se familiariser avec la culture organisationnelle, les valeurs, les normes et les règles de coexistence. En même temps, nous ne devons pas oublier de transmettre les connaissances et les compétences nécessaires à l’exécution correcte des tâches professionnelles.

L’adaptation d’un employé dans l’environnement de travail fonctionne à divers niveaux : structurel, organisationnel, procédural et social. Il faut le planifier ainsi que continuer à le mettre en œuvre sur une période prolongée. Il peut falloir plusieurs mois à un travailleur pour commencer à s’attacher à une entreprise. Un employé qui a été mal préparé à assumer de nouvelles responsabilités ne s’identifie pas à l’entreprise, ce qui entraîne une faible productivité et une diminution de l’efficacité au travail.

Le processus d’adaptation devrait permettre à l’employé d’apprendre : la stratégie de l’organisation, sa mission et sa vision, ses objectifs les plus importants, la structure et la culture organisationnelles, les procédures formelles liées à la communication interne et au flux de travail, les responsabilités et les droits, le parcours professionnel, les règles de salaire et de primes, le fonctionnement des équipements de bureau et d’autres machines et équipements utilisés pour effectuer des tâches.

Objectifs et étapes de l’intégration

L’intégration dans une organisation est un processus qui a quatre objectifs principaux. Le premier est de faciliter les étapes initiales du travail, “s’habituer à” le nouveau lieu, les personnes et les tâches. Le second est de développer des attitudes correctes envers l’entreprise, permettant de s’y identifier. Un autre est d’obtenir, dans les plus brefs délais, une haute efficacité et qualité de travail. Et le dernier objectif est de réduire la possibilité qu’un employé quitte son emploi, pour le garder dans l’organisation.

Un processus d’adaptation (intégration) correctement planifié devrait être réalisé en tenant compte des étapes suivantes :

• Conformité – familiarisation avec les procédures et le flux de documentation,
• Clarification – définition des objectifs et des buts pour l’employé,
• Culture – familiarisation avec la culture organisationnelle : formelle et informelle,
• Connexion – intégration de l’employé avec le reste de l’organisation.

Intégration virtuelle

Vous pouvez mener l’intégration de différentes manières avec divers outils. Le plus souvent, cela implique de familiariser le nouvel employé avec les procédures et les règlements, et de fournir des instructions de travail. À la suite de la pandémie de Covid-19, de nombreuses organisations ont été contraintes de travailler à distance. Ainsi, réaliser l’intégration virtuellement en utilisant une plateforme en ligne dédiée est une pratique courante. Les principales fonctionnalités d’une telle solution incluent :

• Devoirs en ligne, listes de contrôle et base de connaissances disponibles en un seul endroit,
• Possibilité de partager des fichiers pdf, des vidéos, des présentations, des formations e-learning, des tests,
• Visite virtuelle du bureau,
• Possibilité de placer des parcours dédiés pour différents postes,
• Disponibilité du système sur tout appareil mobile et de bureau,
• Suivi continu des progrès, génération de rapports,
• Sondage pour déterminer la satisfaction des employés après l’intégration.

Dès le début du processus d’intégration, nous devrions tenir compte des relations interpersonnelles. Les nouveaux employés à distance sont sujets à des sentiments d’isolement et de solitude. Pour prévenir cela, présentez la nouvelle personne aux autres collègues en écrivant un message sur l’intranet interne et en se rencontrant lors d’une vidéoconférence.

L’intégration à distance pose un défi tant pour l’employeur que pour les employés, mais nous pouvons utiliser certains de ses éléments avec succès et de manière rentable dans l’adaptation des employés en présentiel.

Résumé

Les changements dynamiques sur le marché du travail obligent les employeurs à prendre des mesures intensives pour retenir les employés dans l’organisation. Une intégration correctement mise en œuvre est un facteur aussi important pour les employés que le salaire ou un parcours de développement planifié. Si nous manquons cette première étape de l’intégration, les effets négatifs deviennent irréversibles. C’est au cours du premier mois que les nouveaux employés forment leurs attitudes et leur niveau d’engagement au travail. Par conséquent, une introduction appropriée à l’organisation et l’assurance de conditions de coopération transparentes deviennent des facteurs clés. Une intégration efficace permettra non seulement de réduire le turnover excessif, mais améliorera également considérablement l’image de l’entreprise.

Toute intégration, même l’intégration virtuelle, nécessite une stratégie. Découvrez les plus efficaces.

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