Fonctions clés du contrôle

Qu’est-ce que le contrôle ?

Afin de comprendre l’essence du contrôle, cet instrument peut être défini comme l’adoption par les cellules coopérantes de l’entreprise d’une méthode unifiée de pensée et d’action, ce qui facilite grandement la gestion efficace de l’ensemble de l’organisation, améliorant ainsi la prise de décisions rationnelles par la direction. Ainsi, le contrôle est un système de base qui est responsable du soutien à la gestion de l’entreprise dans son ensemble.

Le contrôle multidimensionnel devient possible en intégrant les mécanismes internes de l’organisation avec les dernières technologies qui facilitent la collecte, le rassemblement et le traitement des données clés. De plus, le contrôle crée des conditions favorables à l’adoption d’une perspective légèrement plus large, en se concentrant sur l’analyse prospective des activités qui, en fin de compte, avec l’utilisation des ressources appropriées de l’entreprise, la rapprochera de l’atteinte des objectifs souhaités.

Le contrôle comprend quatre fonctions – planification, contrôle, pilotage et coordination. En raison de leur différenciation, poursuivre le développement de chacune de ces domaines offre l’opportunité d’introduire des activités commerciales complètes qui augmentent la prise de conscience des opportunités et des risques potentiels liés à la réalisation d’activités individuelles.

Fonctions du contrôle

• Planification – l’une des tâches fondamentales du contrôle est de fixer des objectifs spécifiques pour l’entreprise, ce qui est étroitement lié à la fonction de planification elle-même, tant à court terme qu’à long terme. Les objectifs fixés prennent souvent la forme d’indicateurs de performance clés (KPI), facilitant ainsi la vérification du degré de leur mise en œuvre à des étapes ultérieures. En conséquence, il devient possible de créer une vision du développement de l’entreprise qui soit claire pour tous les employés. En même temps, en plus de définir clairement les résultats souhaités, la fonction de planification est également responsable de la définition des moyens et du calendrier nécessaires pour les atteindre.
• Contrôle – représente la fonction de contrôle la plus évidente. À ce stade, l’élément le plus important est de faire une comparaison fiable des résultats authentiques de l’entreprise avec le plan déjà élaboré. Un tel contrôle de la réalisation des objectifs établis crée la base pour mener une analyse multidimensionnelle des écarts afin de découvrir la genèse de leur occurrence. L’étape suivante consiste à apporter les ajustements nécessaires afin que l’entreprise puisse maximiser l’efficacité de ses opérations à l’avenir.
• Contrôle – les activités principales dans ce domaine tournent autour de la prise de décisions importantes liées à la correction des hypothèses ou des objectifs précédemment établis, tels que le recalcul des coûts initiaux ou la mise à jour des budgets adoptés. Ces activités sont conçues pour aider l’entreprise à atteindre sa position souhaitée dans le monde des affaires le plus rapidement possible. En même temps, l’essence du contrôle est toujours combinée avec un suivi supplémentaire de l’état réel, en se concentrant sur la mise en œuvre des tâches les plus critiques malgré les écarts enregistrés.
• Coordination – cette fonction est responsable d’augmenter l’efficacité du système de gestion global, le portant à un état où les avantages de la coordination dépassent les coûts de sa mise en œuvre. Assurer la coordination des activités augmente le confort et l’efficacité du travail, garantissant que les unités individuelles ont le bon degré d’alignement et atteignent leurs propres objectifs en accord avec les intérêts globaux de l’entreprise.

Contrôle – exemples

Groupe INCO

L’entreprise se caractérise par des activités diversifiées liées à la production de produits chimiques ménagers, de produits médicaux, de cosmétiques, d’emballages en plastique ou même d’activités d’édition et de commerce immobilier. Chaque année, on constate une augmentation notable des exportations de biens vers l’Union européenne et les pays d’Europe de l’Est. Cependant, avec l’augmentation de sa portée, l’entreprise a été confrontée au problème de la comptabilité efficace d’un budget aussi vaste. Il s’est avéré nécessaire d’introduire un système d’information spécialisé qui permettrait de gérer de manière optimale un tel volume de données.

Le Groupe INCO a donc décidé d’investir dans un outil de contrôle spécialisé – le système Eureca, qui, basé sur la technologie des entrepôts de données, a permis de créer un budget multidimensionnel. En introduisant des améliorations de contrôle, l’entreprise a réussi à maîtriser un budget initialement trop compliqué, en prêtant attention à la budgétisation progressive des coûts départementaux et des coûts directs liés à la production elle-même. Un avantage supplémentaire est également devenu la possibilité d’entrer des plans, des prévisions de ventes mensuelles ou d’optimiser les coûts fixes et variables.

L’implémentation de solutions de contrôle a rationalisé le processus de planification nécessaire, qui auparavant, avec des domaines d’activité aussi diversifiés, était extrêmement compliqué. En même temps, la base de données développée a été intégrée avec le système de terrain, de sorte que les employés exerçant des fonctions à tous les niveaux de l’organisation aient un accès immédiat aux informations clés.

Infinite

Infinite est l’une des entreprises à la croissance la plus rapide fournissant des solutions informatiques à une variété d’entreprises tant en Europe qu’en dehors de la région MENA. Les spécificités de l’industrie et l’expansion exponentielle de sa portée ont conduit la marque à croire fermement qu’elle devait inclure dans ses activités une solution complète pour faciliter la consolidation et le reporting des résultats, qui répondrait en même temps à la demande toujours croissante d’informations dans le domaine du contrôle.

Bien que la marque ait déjà un contrôle basé sur Excel, la dynamique des tâches à accomplir nécessitait l’introduction d’un outil permettant un travail plus rapide sur plusieurs paramètres. Par conséquent, Infinite a décidé de mettre en œuvre le système Eureca, plus puissant, garantissant la possibilité de développer de manière flexible l’ensemble du système de reporting et d’analyser efficacement même des données particulièrement diverses.

LS Airport Services

LS Airport Services est décrite comme l’une des plus grandes entreprises de “handling” en Pologne, servant actuellement plus de 50 transporteurs aériens du monde entier. Au fil du temps, la direction d’une telle marque prospère a décidé de mettre en œuvre un outil pour soutenir un contrôle de gestion important. Le principal facteur de motivation est devenu la perspective d’éliminer les contraintes entravant le développement ultérieur de l’entreprise résultant de la nature chronophage du processus global de création des rapports nécessaires.

À la recherche d’un outil complet pour aider à optimiser les domaines de l’intégration des données, de la budgétisation, de la planification, du reporting, de l’analyse et des prévisions, l’entreprise a décidé de mettre en œuvre le système Eureca en 2020.

Avec l’introduction d’un outil de contrôle plus avancé, il est devenu possible d’automatiser les processus de budgétisation, d’analyse ou de reporting, conduisant à une augmentation de la valeur globale du contrôle dans toute l’entreprise. De plus, la prise de conscience de l’impact réel sur les coûts parmi les managers a également été renforcée, augmentant leur implication dans la situation commerciale actuelle.

Fonctions du contrôle – résumé

Un contrôle correctement mis en œuvre, soutenu par des outils modernes et des systèmes informatiques, augmente l’efficacité des opérations de l’ensemble de l’entreprise, permettant de déterminer précisément des objectifs commerciaux réalistes. Quelle que soit la spécificité de l’industrie dans laquelle les entreprises individuelles opèrent quotidiennement, une utilisation judicieuse du potentiel du contrôle, même à court terme, peut accélérer le processus de collecte, de traitement, d’analyse, ainsi que d’interprétation des données clés pour le développement commercial ultérieur.

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