Une gestion efficace du temps dans un projet est cruciale pour son succès. Cependant, selon une enquête PMI de 2021, seulement 55 % des projets sont réalisés à temps. Le plus souvent, les chefs de projet rencontrent des problèmes en raison de plannings irréalistes, d’un manque de flexibilité ou d’outils inappropriés. Après tout, la gestion du temps consiste à planifier, surveiller et contrôler le temps du projet, tandis que le chef de projet est responsable de la définition des objectifs et de l’établissement des priorités pour s’assurer que les tâches sont terminées dans les délais.
Les projets doivent être terminés dans un certain délai, selon un planning établi, afin de ne pas encourir de pertes et de ne pas menacer l’organisation. Le non-respect des délais génère des coûts supplémentaires, affecte d’autres tâches dans l’entreprise et entraîne une accumulation de tâches et une augmentation rapide de la complexité du projet. Alors, comment bien gérer le temps dans un projet déjà à l’étape de planification ?
La gestion du temps dans un projet consiste à :
Le chef de projet doit définir des objectifs et établir des priorités pour s’assurer que le projet reste dans les délais. À cette fin, le chef de projet doit planifier soigneusement chaque étape du projet, en tenant compte du temps nécessaire pour chaque activité et des obstacles les plus probables à leur achèvement.
Les problèmes de gestion du temps les plus courants dans un projet sont :
Pour éviter ces problèmes ou réduire le risque d’échec du projet, le chef de projet doit examiner de près les méthodes et outils de gestion du temps du projet : la méthode de Pareto, la méthode ABC et la méthode Eisenhower.
Le scientifique italien Vilfredo Pareto cultivait des pois dans son jardin. Ce faisant, il a remarqué que jusqu’à 80 % des graines de pois se trouvaient dans 20 % des gousses. Comme il s’intéressait principalement à l’économie, il a rapidement constaté que ce principe s’appliquait également à d’autres domaines de la vie. Par exemple, à son époque, 80 % des terres en Italie appartenaient à 20 % de la population.
Il est vite devenu clair que l’application de la méthode de Pareto est vraiment large, notamment dans le domaine des affaires. Elle aide, entre autres, à identifier :
La méthode de Pareto repose sur l’hypothèse que 20 % des activités produisent 80 % des effets. En pratique, cela signifie que pour éviter des retards, le chef de projet doit se concentrer sur :
La méthode de Pareto est souvent visualisée à l’aide d’un diagramme de Pareto. Elle combine un diagramme à barres avec un diagramme linéaire, où :
La méthode ABC consiste à classer les tâches selon leur importance – classes A, B et C. Les tâches de classe :
Cela permet au chef de projet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de ne pas perdre de temps sur celles qui le sont moins.
La méthode ABC est simple à appliquer et facile à comprendre. Elle est particulièrement utile dans les projets comportant de nombreuses tâches ayant une importance similaire.
La méthode Eisenhower, également connue sous le nom de matrice Eisenhower, est peut-être l’outil le plus largement utilisé pour prioriser les tâches, les objectifs et même des projets entiers. La méthode consiste à diviser les tâches en urgentes et non urgentes, importantes et non importantes, puis à se concentrer sur celles qui sont à la fois urgentes et importantes.
Elle est généralement présentée avec deux lignes qui se croisent, divisant la feuille en quartiers.
URGENT | À METTRE À JOUR | |
|---|---|---|
| IMPORTANT | À faire immédiatement | À programmer bientôt |
| NON VALIDE | À déléguer ou à réaliser selon le temps disponible | À rejeter |
Le chef de projet doit déterminer si les tâches sont urgentes et importantes, seulement urgentes, seulement importantes, ou ni urgentes ni importantes du tout. De cette manière, on peut se concentrer sur les tâches les plus importantes et ne pas perdre de temps sur celles qui apportent peu au projet.
Pour utiliser efficacement la matrice Eisenhower, il est nécessaire de mettre régulièrement à jour le statut des tâches qui y sont placées. En effet, souvent une tâche passe dans la catégorie des plus urgentes du jour au lendemain.
La gestion du temps dans un projet affecte la qualité et le succès du projet, donc le chef de projet doit connaître et utiliser des outils tels que la méthode de Pareto, la méthode ABC et la méthode Eisenhower, et tenir à jour le statut de toutes les tâches du projet. Pour ce faire, il doit constamment communiquer avec toutes les parties impliquées et ajuster le planning pour tenir compte des changements qui peuvent survenir.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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