Gestion du temps dans le projet | #43 Commencer avec la gestion de projet

Une gestion efficace du temps dans un projet est cruciale pour son succès. Cependant, selon une enquête PMI de 2021, seulement 55 % des projets sont réalisés à temps. Le plus souvent, les chefs de projet rencontrent des problèmes en raison de plannings irréalistes, d’un manque de flexibilité ou d’outils inappropriés. Après tout, la gestion du temps consiste à planifier, surveiller et contrôler le temps du projet, tandis que le chef de projet est responsable de la définition des objectifs et de l’établissement des priorités pour s’assurer que les tâches sont terminées dans les délais.

Gestion du temps dans le projet – table des matières :

1. Introduction
2. Qu’est-ce que la gestion du temps dans un projet ?
3. Problèmes de gestion du temps dans le projet
4. Méthodes de gestion du temps dans le projet
5. Méthode de Pareto
6. Méthode ABC
7. Méthode Eisenhower
8. Résumé

Introduction

Les projets doivent être terminés dans un certain délai, selon un planning établi, afin de ne pas encourir de pertes et de ne pas menacer l’organisation. Le non-respect des délais génère des coûts supplémentaires, affecte d’autres tâches dans l’entreprise et entraîne une accumulation de tâches et une augmentation rapide de la complexité du projet. Alors, comment bien gérer le temps dans un projet déjà à l’étape de planification ?

Qu’est-ce que la gestion du temps dans un projet ?

La gestion du temps dans un projet consiste à :

• planifier,
• surveiller, et
• suivre en continu le timing des tâches individuelles et des sous-objectifs.

Le chef de projet doit définir des objectifs et établir des priorités pour s’assurer que le projet reste dans les délais. À cette fin, le chef de projet doit planifier soigneusement chaque étape du projet, en tenant compte du temps nécessaire pour chaque activité et des obstacles les plus probables à leur achèvement.

Problèmes de gestion du temps dans le projet

Les problèmes de gestion du temps les plus courants dans un projet sont :

1. Plannings irréalistes – surtout lorsqu’on travaille avec une nouvelle équipe ou dans un domaine à haut risque, créer un planning précis et établir des jalons réalistes nécessite de l’expérience et est très difficile ; il est donc courant de créer des plannings lors de la planification du projet qui sont impossibles à exécuter dans le temps imparti.
2. Manque de flexibilité – Un manque de flexibilité est un délai fixé trop strictement, un manque de temps prévu pour l’intégration de nouveaux membres de l’équipe, ou l’absence d’un plan de contingence pour les temps d’arrêt dus à un manque de matières premières ou à un intérêt du marché attendu.
3. Outils inadéquats – Les chefs de projet appliquent souvent des outils de gestion du temps inadéquats, ce qui entraîne des erreurs dans l’estimation des durées des tâches et des dépendances.

Méthodes de gestion du temps dans le projet

Pour éviter ces problèmes ou réduire le risque d’échec du projet, le chef de projet doit examiner de près les méthodes et outils de gestion du temps du projet : la méthode de Pareto, la méthode ABC et la méthode Eisenhower.

Méthode de Pareto

Le scientifique italien Vilfredo Pareto cultivait des pois dans son jardin. Ce faisant, il a remarqué que jusqu’à 80 % des graines de pois se trouvaient dans 20 % des gousses. Comme il s’intéressait principalement à l’économie, il a rapidement constaté que ce principe s’appliquait également à d’autres domaines de la vie. Par exemple, à son époque, 80 % des terres en Italie appartenaient à 20 % de la population.

Il est vite devenu clair que l’application de la méthode de Pareto est vraiment large, notamment dans le domaine des affaires. Elle aide, entre autres, à identifier :

• Les tâches les plus importantes à réaliser dans le projet, ainsi que
• Le type de tâches qui causent le plus souvent des retards,
• Les causes les plus courantes de retards, quel que soit le type de tâche.

La méthode de Pareto repose sur l’hypothèse que 20 % des activités produisent 80 % des effets. En pratique, cela signifie que pour éviter des retards, le chef de projet doit se concentrer sur :

• Identifier les 20 % de tâches les plus importantes du projet et s’assurer qu’elles sont réalisées en premier,
• Détecter les tâches causant des retards et comprendre leur cause,
• Définir les 20 % des causes les plus courantes de retards et travailler à les éliminer.

La méthode de Pareto est souvent visualisée à l’aide d’un diagramme de Pareto. Elle combine un diagramme à barres avec un diagramme linéaire, où :

• Sur l’axe des X, par exemple, les causes de retards sont marquées, classées par ordre de fréquence,
• Sur l’axe des Y se trouve le nombre de leurs occurrences et le pourcentage du nombre total de retards,
• Le graphique linéaire facilite l’identification des causes de retard qui font partie des vingt pour cent les plus importants.

Méthode ABC

La méthode ABC consiste à classer les tâches selon leur importance – classes A, B et C. Les tâches de classe :

• A – sont les plus importantes et nécessitent le plus d’attention,
• B – sont importantes, mais moins urgentes,
• C – sont sans importance et peuvent être reportées.

Cela permet au chef de projet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de ne pas perdre de temps sur celles qui le sont moins.

La méthode ABC est simple à appliquer et facile à comprendre. Elle est particulièrement utile dans les projets comportant de nombreuses tâches ayant une importance similaire.

Méthode Eisenhower

La méthode Eisenhower, également connue sous le nom de matrice Eisenhower, est peut-être l’outil le plus largement utilisé pour prioriser les tâches, les objectifs et même des projets entiers. La méthode consiste à diviser les tâches en urgentes et non urgentes, importantes et non importantes, puis à se concentrer sur celles qui sont à la fois urgentes et importantes.

Elle est généralement présentée avec deux lignes qui se croisent, divisant la feuille en quartiers.

	URGENT	À METTRE À JOUR
IMPORTANT	À faire immédiatement	À programmer bientôt
NON VALIDE	À déléguer ou à réaliser selon le temps disponible	À rejeter

Le chef de projet doit déterminer si les tâches sont urgentes et importantes, seulement urgentes, seulement importantes, ou ni urgentes ni importantes du tout. De cette manière, on peut se concentrer sur les tâches les plus importantes et ne pas perdre de temps sur celles qui apportent peu au projet.

Pour utiliser efficacement la matrice Eisenhower, il est nécessaire de mettre régulièrement à jour le statut des tâches qui y sont placées. En effet, souvent une tâche passe dans la catégorie des plus urgentes du jour au lendemain.

Résumé

La gestion du temps dans un projet affecte la qualité et le succès du projet, donc le chef de projet doit connaître et utiliser des outils tels que la méthode de Pareto, la méthode ABC et la méthode Eisenhower, et tenir à jour le statut de toutes les tâches du projet. Pour ce faire, il doit constamment communiquer avec toutes les parties impliquées et ajuster le planning pour tenir compte des changements qui peuvent survenir.

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