Phase d’initiation du projet – à quoi faire attention ? | #16 Commencer avec la gestion de projet

La phase d’initiation du projet commence par une idée pour une entreprise. Elle se termine, cependant, par une décision contraignante de commencer le projet. Avant qu’il ne soit temps de planifier le budget, de sélectionner la méthode de mise en œuvre et la composition de l’équipe, le Chef de Projet prépare un aperçu de la vision et de l’objectif du projet. Alors, qu’est-ce qui nécessite une attention particulière pendant la phase d’initiation ?

Phase d’initiation du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Documents et parties prenantes
3. Déterminer comment gérer le nouveau projet
4. De l’initiation à la planification
5. Résumé

Introduction

La phase d’initiation du projet n’a lieu qu’une seule fois, quelle que soit la méthode de mise en œuvre. Son but est de définir de quoi il s’agit. C’est aussi le meilleur moment pour abandonner un projet s’il y a de sérieux doutes sur sa possibilité d’achèvement. À ce stade précoce, l’organisation n’encourra pas de grands coûts, tandis qu’il est relativement facile pour le Chef de Projet de se séparer d’un projet encore flou. Cependant, si un nouveau projet semble prometteur, à quoi faut-il prêter attention pendant sa phase d’initiation ?

Documents et parties prenantes

Après les premiers arrangements, il est temps de réaliser une étude de faisabilité et une charte de projet. Le premier document déterminera les chances de succès de notre entreprise. Tandis que dans le second, le Chef de Projet écrira un cadre sommaire pour l’entreprise. Bien qu’encore dépourvus de détails, ce sont ces deux documents qui serviront à convaincre les parties prenantes que le nouveau projet vaut la peine d’être poursuivi.

Mais qui doit être convaincu ? Cela est également déterminé par la phase d’initiation du projet, où le registre des parties prenantes est établi. Ceci est une liste de personnes directement liées au projet, c’est-à-dire des représentants du client, du conseil d’administration de l’organisation, ou des entrepreneurs potentiels, entre autres. Cependant, les parties prenantes peuvent inclure des personnes qui seront indirectement affectées par la mise en œuvre de notre projet. Cela pourrait être, par exemple, les résidents de la rue où nous réaliserons les travaux, ou les employés du service client où nous mettrons en œuvre l’automatisation. Ils ne seront pas impliqués dans le projet, mais nos actions changeront leur environnement de vie ou de travail.

Déterminer comment gérer le nouveau projet

Mais qui est impliqué dans la préparation des plans pour la nouvelle entreprise ? Le Chef de Projet en est principalement responsable. Il ou elle a établi un contact avec les personnes qui superviseront l’exécution du projet et établit avec elles, entre autres, des questions telles que :

• responsabilités
• modes de communication – formels, tels que les rapports, et informels, tels que poser des questions sur les problèmes en cours dans la planification et la mise en œuvre du projet
• plages de tolérance – par exemple, pour le budget et le délai d’un projet prévu, ou les risques encourus.

Si plus de personnes au conseil seront impliquées dans le projet, il arrive parfois qu’une réunion appelée réunion d’initiation soit tenue à cet effet. Elle a généralement lieu lorsque le Chef de Projet a déjà terminé de travailler sur les premières versions des documents dont nous avons parlé ci-dessus :

• étude de faisabilité
• charte de projet
• registre des parties prenantes, et parfois une version préliminaire du
• registre des facteurs de risque.

De l’initiation à la planification

Le moyen le plus simple d’indiquer la différence entre l’initiation du projet et la planification est de poser les questions clés qui doivent être répondues dans les deux étapes. Leur comparaison est montrée dans le tableau ci-dessous :

PHASE D’INITIATION	PHASE DE PLANIFICATION
Quelle est la vision du projet ?	Quelle est la date de début du projet ?
Quel est l’objectif du projet ?	Quand allons-nous réaliser le premier jalon ?
Qu’est-ce que la mise en œuvre du projet changera dans l’organisation ou chez le client ?	Quel membre de l’équipe sera responsable de la gestion du changement ?
La mise en œuvre du projet sera-t-elle rentable ?	Combien du budget doit être alloué aux tests ?
Quel est le risque d’échec du projet ?	Le risque accru pendant la Tâche A compromet-il l’exécution de la Tâche B ?

La planification est plus détaillée – elle tend à répondre à des questions sur comment faire quelque chose, ainsi qu’à des faits sur le calendrier de mise en œuvre et le budget. L’initiation, en revanche, se concentre sur des questions concernant l’objectif global et le sens, ainsi que la faisabilité du projet dans son ensemble.

Bien que la planification ait souvent lieu simultanément dans la phase d’initiation et avant que le projet ne soit formellement lancé, ces deux domaines du projet ont des portées différentes. La phase de planification peut se répéter plusieurs fois au cours du projet. Cela est dû au fait qu’elle concerne comment et dans quel ordre des tâches spécifiques se déroulent et les objectifs menant à l’atteinte de l’objectif du projet sont mis en œuvre. La phase d’initiation, en revanche, se concentre sur la définition de l’objectif du projet et l’évaluation de la possibilité et du sens de sa mise en œuvre. Si c’est le cas, une partie de cette phase consiste également à convaincre les parties prenantes clés.

Résumé

Dans la phase d’initiation du projet, posez sans cesse la question la plus fondamentale : a-t-il du sens de mettre en œuvre ce projet ? Après tout, une fois donnée, la réponse finale complétera et verrouillera, pour ainsi dire, la phase d’initiation. Cela déterminera la direction et la portée du travail de l’équipe projet pour toute la durée des activités prévues.

Pour faire le bon choix, il vaut la peine de consacrer de l’énergie à préparer soigneusement les documents et à établir un moyen clair de gérer le nouveau projet. Ces investissements sont sûrs de porter leurs fruits dans les prochaines étapes de sa mise en œuvre.

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