Exécution de projet | #20 Commencer avec la gestion de projet

L’exécution du projet est la mise en œuvre des tâches qui conduit à l’atteinte de l’objectif prévu. Par conséquent, le domaine de l’exécution du projet inclut plus que la simple réalisation des tâches quotidiennes. Il s’agit également de créer des processus, de gérer les ressources de l’entreprise et de travailler à construire un environnement ouvert et inclusif qui favorise la collaboration et l’apprentissage.

Exécution du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Domaine de l’exécution du projet
3. Gestion des processus dans l’exécution du projet
4. Rétrospective, apprentissage et amélioration
5. Résumé

Introduction

Le domaine de l’exécution est l’un des huit principaux domaines où se déroulent les activités de projet. Ce n’est pas simplement une étape suivant la planification des tâches. Au contraire, le domaine de l’exécution définit tout le travail en cours pendant le projet.

Domaine de l’exécution du projet

L’exécution du projet est principalement une longue liste de tâches effectuées par chaque membre de l’équipe de projet. Celles-ci sont sélectionnées à partir d’une liste de tâches préparée par le chef de projet, organisées par priorité, et généralement affichées sur un tableau Kanban.

Parmi les tâches appartenant au domaine de l’exécution du projet, nous trouverons à la fois des activités cycliques récurrentes liées, par exemple, aux mises à jour logicielles, et des événements uniques, tels que la conception d’un logo pour une application.

Le domaine de l’exécution du projet se compose d’activités liées à :

• La réalisation des tâches quotidiennes,
• Le développement de nouvelles tâches,
• La modification des tâches déjà effectuées et planifiées pour exécution,
• La création de processus efficaces,
• La communication avec les parties prenantes,
• La gestion des matériaux, équipements, données et autres ressources de l’entreprise,
• La préparation des documents nécessaires à la mise en œuvre du projet,
• L’observation des changements à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation qui peuvent affecter la mise en œuvre du projet,
• L’apprentissage continu et la correction des actions.

Nous allons examiner de plus près quel rôle la gestion des processus et l’apprentissage jouent dans la mise en œuvre du projet, et où les domaines de la surveillance et de l’exécution du projet se rencontrent le plus étroitement.

Gestion des processus dans l’exécution du projet

Pour que la gestion des processus de projet serve son objectif et ne devienne pas une bureaucratie inutile, elle doit provenir de la pratique. Par conséquent, leur développement est généralement partagé entre le chef de projet et l’équipe de projet. Dans cette approche, chaque processus interne, également appelé processus technique ou de production, est simultanément déterminé par deux axes :

• L’étape de mise en œuvre de la tâche
• Le flux de travail concernant une tâche spécifique

Étapes de l’exécution des tâches

Les étapes de l’exécution d’une tâche sont déterminées par ce que l’on appelle des portes, c’est-à-dire des critères qu’une tâche doit remplir pour passer à l’étape suivante. Le statut d’une tâche donnée peut changer comme suit :

• destinée à l’exécution – c’est-à-dire placée par le chef de projet sur la liste des tâches à faire,
• en cours d’exécution – c’est-à-dire sélectionnée pour exécution par l’un des membres de l’équipe de projet,
• testée – la tâche a été complétée et remise à une autre personne testant la justesse et la qualité de son exécution, si les tests échouent, la tâche revient à l’étape précédente,
• en attente de publication – la tâche a passé les tests et a été approuvée pour publication, production ou transfert au client, selon le type de projet en cours,
• terminée – tout le travail a été effectué et le résultat a été approuvé comme terminé.

Le nombre de statuts est ajusté en fonction des besoins de l’équipe de projet et des spécificités des tâches en cours. En revanche, la version minimale utilisée est souvent celle des trois prises des tableaux Kanban classiques définissant la tâche comme “à réaliser”, “en cours” et “prête”.

Flux de travail

Le flux de travail concerne les étapes nécessaires pour une tâche et qui l’accomplit à un moment donné. Il définit donc la responsabilité de l’accomplissement de la tâche. Le flux de travail indique également quelle action doit être entreprise pour que la tâche passe à l’étape suivante de l’exécution.

Considérons à quoi pourrait ressembler le flux de travail d’une tâche : “publier un post sur LinkedIn concernant l’achèvement du projet”. Il s’agit de changer son statut de “en cours” à “terminé”. Son flux de travail pourrait se présenter comme suit :

• Choisir le sujet du post et le contenu de la publication – la personne responsable est un spécialiste du marketing sur les réseaux sociaux, qui délègue la tâche au rédacteur et au graphiste,
• Préparation du texte – la tâche est réalisée par un freelance spécialisé dans l’écriture de textes,
• Développement des graphiques – un graphiste prépare des visuels en suivant l’image de marque de l’entreprise,
• Contrôle de la qualité – évaluation par un spécialiste du marketing et corrections possibles ou approbation pour publication,
• Publication – la décision sur le moment de la publication est prise par la personne qui gère le calendrier de publication.

Optimisation des processus

Une autre partie importante de la gestion des processus dans l’exécution du projet est l’optimisation des processus. Cela implique de surveiller et de réorganiser le processus s’il ne fonctionne pas correctement. Cela se concentre principalement sur l’élimination des goulots d’étranglement – c’est-à-dire des moments où une personne est responsable de plus de tâches qu’elle ne peut en accomplir, tandis que d’autres membres de l’équipe attendent inactifs qu’elle termine. Les goulots d’étranglement peuvent également être liés à la performance des machines ou au temps d’exécution ou de livraison des composants par un fournisseur externe.

Rétrospective, apprentissage et amélioration

Valoriser l’apprentissage et créer un environnement inclusif qui soutient la communication et l’entraide conduit à de grands résultats dans la gestion de projet. Par conséquent, lors des réunions avec l’équipe, il vaut la peine de prêter une attention particulière à :

• les meilleures tâches réalisées et célébrer les succès,
• l’échec à accomplir des tâches sans blâmer les membres de l’équipe,
• réfléchir à la manière de travailler et de coopérer en équipe.

S’améliorer ensemble et apprendre de ses succès et échecs est le meilleur moyen de développer les meilleures pratiques dans l’accomplissement des tâches. D’autre part, réfléchir à la manière de travailler, à la motivation, aux outils utilisés et même à la répartition des rôles dans l’équipe conduit à une amélioration de l’efficacité globale de l’équipe. C’est pourquoi il est si important d’avoir des réunions régulières consacrées non seulement aux résumés du travail effectué mais aussi aux rétrospectives.

Cela est dû au fait qu’une partie des connaissances acquises peut être utilisée immédiatement. De cette manière, l’équipe accélère l’accomplissement des tâches et approfondit la coopération. Les membres de l’équipe de projet apprennent les uns des autres de meilleures méthodes d’accomplissement des tâches et améliorent la coopération.

Résumé

Le domaine de l’exécution du projet exige du chef de projet qu’il conçoive des processus, supervise les processus en cours, les observe simultanément et les améliore progressivement. Le domaine de l’exécution inclut également toutes les tâches effectuées par l’équipe de projet qui mènent progressivement à la réalisation de l’objectif du projet.

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