Suivi de projet. Quels paramètres surveiller ? | #34 Introduction à la gestion de projet

Les données de projet sont un outil puissant que les chefs de projet doivent apprendre à gérer. Les rassembler n’est que le début. Le succès du projet réside également dans le suivi des résultats pertinents et l’observation des relations entre eux. Comment alors décider quels paramètres valent la peine d’être observés ? Lisez la suite pour le découvrir !

Suivi de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Budget – suivi des ressources
3. Planification – respect des délais
4. Niveau de performance – contrôle de la qualité
5. Contrôle – plages de paramètres
6. Résumé

Introduction

Quel que soit le méthode de gestion appliquée dans un projet, l’une des principales tâches du chef de projet tout au long du projet est de suivre son avancement. Sans paramètres clairement définis et critères d’évaluation, on ne peut pas déterminer si le projet avance vers le bon objectif au bon rythme. Quels paramètres observer pour repérer les problèmes potentiels le plus tôt possible et profiter des opportunités qui se présentent ?

Budget – suivi des ressources

Dans presque tous les projets, le budget est le paramètre le plus essentiel à observer. Par conséquent, le chef de projet doit surveiller tous les aspects du financement des tâches, entre autres :

• coûts de main-d’œuvre,
• matériaux,
• logiciels,
• achat ou utilisation d’outils et d’équipements,
• consultation d’experts,
• voyages et participation à des événements de l’industrie.

Pour suivre les dépenses, il est plus facile d’utiliser un logiciel, par exemple, Firmbee. Ainsi, tous les écarts par rapport au budget fixé sont immédiatement visibles. Cependant, il n’est pas judicieux de trop se concentrer sur un dépassement ponctuel. Il vaut mieux prévoir une marge d’erreur pour les objectifs ou les jalons. Ensuite, vous pouvez compenser les coûts plus élevés d’une tâche par des économies dans un autre domaine.

Les méthodes de gestion de projet Agile fonctionnent particulièrement bien dans la gestion flexible des budgets. Selon le rapport Pulse of Profession 2021 intitulé “Beyond Agility”, elles maintiennent jusqu’à 64 % des projets dans le cadre de financement prévu.

Planification – respect des délais

Le deuxième domaine clé est de voir si le projet respecte le calendrier établi. Ici aussi, le logiciel s’avère utile car vous pouvez vérifier non seulement les progrès de l’équipe en temps réel, mais aussi générer des rapports. Il vaut également la peine d’employer des techniques de gestion du temps éprouvées.

Avant tout, n’oubliez pas de surveiller la relation et l’interdépendance entre les tâches. Si la coordination est importante, vous devez vous assurer que le délai est respecté et que les tâches maintiennent le bon ordre.

Niveau de performance – contrôle de la qualité

Contrôler la qualité des tâches est quelque peu plus difficile à surveiller que le budget et le calendrier de leur mise en œuvre. Cela est dû au fait qu’il est difficile ici non seulement pour la standardisation mais aussi pour des critères d’évaluation sans ambiguïté.

Lors de la planification du suivi du niveau de performance des tâches, il vaut la peine de distinguer deux paramètres utilisés dans la méthodologie Scrum :

• Définition de fait, et
• Critères d’acceptation

La définition de l’achèvement se réfère à la qualité de l’exécution d’une tâche, c’est-à-dire si toutes les exigences techniques qui lui sont imposées ont été respectées. Les critères d’acceptation, en revanche, sont une liste d’attentes placées sur elle par les parties prenantes.

La différence entre le respect de la définition de l’achèvement et le respect des critères d’acceptation peut être illustrée par l’exemple d’une maison en construction. Elle respecte la définition de l’achèvement lorsque les murs ont été briqués de manière suffisamment uniforme et que l’investissement a été accepté par le chef de chantier. Cependant, la maison peut ne pas répondre aux attentes du constructeur, qui s’attendait à ce que les murs soient parfaitement droits et que la couleur soit celle de la brochure.

Contrôle – plages de paramètres

Tout aussi important que le suivi de paramètres spécifiques est de déterminer leurs plages, en d’autres termes, de répondre à la question, “Quelle déviation par rapport à la norme devrait susciter des inquiétudes ?”

En raison des différences dans les exigences des organisations et des parties prenantes, ainsi que des besoins individuels de chaque projet, il est difficile de parler de recommandations de déviation. Cependant, qu’il s’agisse de 10 ou 25 pour cent, lors de la planification du projet, il est judicieux de définir des valeurs spécifiques avec les parties prenantes qui ne se termineront que par des réunions supplémentaires et des actions spontanées et frénétiques.

Résumé

Le suivi d’un projet aide à s’assurer qu’il est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs. Nous avons discuté des domaines clés ci-dessus : budget, calendrier, performance et plages de paramètres.

Il n’existe pas de recette simple pour un ensemble de paramètres qui décrira de manière optimale chaque projet. Cependant, dans la plupart des projets, une extraction efficace de ces bases permettra d’achever les tâches à temps, dans le budget et au niveau requis.

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