Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes ? | #40 Commencer avec la gestion de projet

La conception et la mise en œuvre d’un projet est un processus complexe qui nécessite que le Chef de Projet gère de nombreux aspects du projet. L’une de ces préoccupations est l’identification et la gestion des parties prenantes, c’est-à-dire des personnes qui travaillent au succès du projet ainsi que d’autres qui peuvent en être affectées. Une telle liste est le registre des parties prenantes et aujourd’hui, nous allons le définir et montrer quelques conseils pratiques pour en rédiger un bon.

Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes ? – table des matières :

1. Introduction
2. Pourquoi créer un registre des parties prenantes ?
3. Qui inclure dans le registre des parties prenantes ?
4. Comment préparer un registre des parties prenantes ?
5. Résumé

Introduction

Aujourd’hui, de plus en plus de projets sont mis en œuvre dans un environnement international. Cela fait non seulement augmenter le nombre de parties prenantes, mais leur groupe devient également plus diversifié. Par conséquent, pour qu’un projet soit réussi, le Chef de Projet doit identifier les besoins des parties prenantes individuelles et de groupe, et apprendre à les gérer selon leurs exigences.

Pourquoi créer un registre des parties prenantes ?

Le registre des parties prenantes a plusieurs objectifs importants. Tout d’abord, il vous permet d’identifier toutes les parties prenantes du projet qui peuvent influencer le cours et les résultats du projet. Deuxièmement, il vous permet de déterminer le degré d’implication et d’influence de chaque partie prenante sur le projet. Troisièmement, ses données peuvent vous aider à développer une stratégie de gestion des parties prenantes qui répondra efficacement à leurs besoins et intérêts.

Qui inclure dans le registre des parties prenantes ?

Le registre des parties prenantes doit inclure des informations sur toute personne, groupe ou organisation qui peut affecter le projet de quelque manière que ce soit. Cela inclut :

• Membres de l’équipe projet,
• Direction de l’organisation,
• La communauté locale, si le projet est mis en œuvre dans ou affecte un espace public,
• Investisseurs,
• Clients,
• Fournisseurs,
• Partenaires commerciaux,
• Représentants du gouvernement local, s’il est nécessaire de les impliquer ou d’obtenir des permis pour des activités,
• Représentants d’ONG qui peuvent utiliser les résultats développés dans le projet au bénéfice de la communauté,
• Des employés non concernés peuvent être affectés par le projet, par exemple en raison de la réorganisation du lieu de travail.

Comment préparer un registre des parties prenantes ?

Le Chef de Projet doit avant tout identifier les parties prenantes du projet et collecter des données en se concentrant principalement sur elles :

• besoins,
• attentes,
• affaires,
• niveau d’engagement envers le projet, et
• impact sur le projet.

Le Chef de Projet doit ensuite évaluer et classer les parties prenantes en tenant compte de leur rôle dans le projet. Par exemple, l’équipe projet sera plus importante que les employés qui ne sont pas directement impliqués dans les tâches. Il est également important de noter les risques et opportunités potentiels qui accompagnent leur implication dans le projet.

Après avoir collecté et évalué les données, le Chef de Projet passe à une étape critique : l’élaboration d’un document de registre des parties prenantes. Il doit contenir des informations à jour sur chaque partie prenante individuelle ou de groupe. Il nécessite une mise à jour constante en continu à mesure que le projet progresse et que la situation change.

L’étape finale consiste à développer une stratégie de gestion des parties prenantes. Le Chef de Projet doit déterminer les éléments suivants :

• Comment et à quelle fréquence communiquera-t-il avec les parties prenantes ?
• Quelles actions entreprendra-t-il pour répondre à leurs besoins ?
• Comment minimisera-t-il les risques et tirera-t-il parti des opportunités ?

Résumé

Le registre des parties prenantes est un outil de gestion de projet indispensable. Il permet au Chef de Projet de reconnaître les parties prenantes du projet, d’évaluer leur influence et leur importance, tout en répondant à leurs besoins et attentes. La préparation du registre des parties prenantes doit rester une priorité clé lors des premières étapes du projet suivant la charte du projet pour éviter des problèmes à des étapes ultérieures du projet.

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