Gestion efficace des contrats. 3 éléments indispensables pour votre organisation

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats est le processus de planification, de négociation, de signature, d’exécution et de suivi de divers types de contrats dont le but est de construire des relations avec les clients, les fournisseurs, les employés ou les partenaires commerciaux. L’objectif de ce processus, qui peut être réalisé par un seul employé ou par un département entier, selon la taille de l’organisation, est de s’assurer que tous les contrats sont exécutés efficacement et conformément à leurs termes. Cela commence par l’identification des besoins de l’organisation, la sélection des fournisseurs et la définition des termes de l’accord, et se termine par l’évaluation de l’avancement du contrat et, si nécessaire, la prise de mesures pour résoudre tout problème qui pourrait survenir.

Avantages de la gestion des contrats

La gestion des contrats aide l’organisation à atteindre ses objectifs commerciaux. Cependant, ce n’est pas le seul avantage associé à une stratégie de gestion des contrats soigneusement élaborée. Le processus aide également :

• Atténuer les risques – ajouter des dispositions de confidentialité ou de protection des données peut considérablement réduire les risques pour les entreprises,
• Optimiser les coûts – les organisations peuvent réduire significativement le coût des services et des fournitures en analysant et en négociant soigneusement les termes et conditions des contrats signés,
• Augmenter l’efficacité opérationnelle – les entreprises peuvent considérablement améliorer leur productivité en surveillant et en évaluant la performance des fournisseurs et des partenaires commerciaux en fonction des termes des contrats signés,
• Construire des relations solides avec les parties prenantes – respecter les délais et remplir les termes du contrat a un impact positif sur les relations avec les employés, les partenaires ou les fournisseurs,
• Protéger les intérêts d’une entreprise – rédiger des contrats en conformité avec les lois et règlements applicables protège les entreprises des conséquences juridiques potentielles.

Éléments clés de la gestion des contrats

Elle peut apporter plusieurs avantages à long terme aux organisations. Mais cela ne se produira pas sans une stratégie de gestion des contrats efficace. Voici les trois éléments clés d’un processus de gestion des contrats réussi :

1. Établir des règles et des procédures claires

Les petites et grandes entreprises devraient avoir une politique de contrat qui décrit les objectifs, les responsabilités et les procédures de planification, de négociation, de signature et d’exécution des contrats. Un tel document doit être clair et transparent, c’est-à-dire compréhensible pour toutes les personnes impliquées. Il doit également être mis à jour, par exemple, lorsque des problèmes surviennent dans la mise en œuvre du processus ou lorsque de nouvelles pratiques émergent dans l’industrie.

2. Mettre en œuvre un système de gestion des contrats

Une gestion efficace des contrats nécessite que l’organisation dispose d’une base de données ou d’un système central où tous les contrats sont stockés, de préférence classés par type, date d’expiration, valeur et autres critères pertinents. Une telle centralisation et catégorisation facilitent grandement les processus mis en œuvre au sein de l’organisation.

Dans ce cas, l’outil CRM disponible dans Firmbee sera utile, vous permettant de stocker et d’organiser les données des clients et des contractants en un seul endroit facilement accessible. Le système vous permet également de suivre l’état des contrats et de créer des étiquettes. De plus, Firmbee est accompagné d’une application de facturation gratuite pour toute devise, taux d’imposition ou remise. Essayez Firmbee gratuitement !

3. Surveiller les conditions et les délais

Les organisations doivent constamment surveiller les termes des contrats à long terme signés et rechercher des opportunités pour obtenir des conditions plus favorables. Les renégociations peuvent aider à adapter les contrats aux besoins évolutifs (par exemple, à mesure que l’économie change). De plus, cela permet aux entreprises de garder un œil attentif sur les dates d’expiration des contrats, afin qu’elles puissent planifier et agir en conséquence à l’approche de ces dates.

Résumé

Une gestion efficace des contrats est essentielle aux opérations des entreprises dans tous les secteurs. D’une part, elle fait partie des opérations quotidiennes d’une entreprise, et d’autre part, elle est essentielle à l’atteinte des objectifs commerciaux fixés (même si ce n’est pas directement). Dans un environnement commercial dynamique, les organisations qui ont établi un processus de gestion des contrats efficace sont capables de réagir rapidement aux changements du marché, de minimiser les risques existants et d’atteindre une plus grande efficacité opérationnelle. En conséquence, ce processus est un outil puissant pour construire leur avantage concurrentiel.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de travailleurs acharnés sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.