Pré-embarquement – de quoi s’agit-il ?

Le pré-embarquement est le processus de préparation d’un employé à commencer à travailler pour une entreprise. Il commence généralement après la signature du contrat, et son objectif est de minimiser le stress de l’employé avant d’arriver dans le nouveau lieu et d’augmenter les chances d’une coopération réussie et à long terme. Le personnel des ressources humaines et les responsables du recrutement, c’est-à-dire les futurs superviseurs de la nouvelle personne, peuvent être responsables de sa mise en œuvre. Selon l’entreprise spécifique, le pré-embarquement peut inclure d’autres éléments, mais les plus souvent mentionnés incluent :

  • Maintenir le contact pour s’assurer que les processus formels se déroulent bien.
  • Présentation des responsabilités spécifiques avant le début du travail (et discussion à leur sujet).
  • Envoyer le règlement de travail et d’autres documents qui permettront de mieux connaître l’entreprise.
  • Discuter de la culture d’entreprise.

Pré-embarquement versus embarquement – quelle est la différence ?

Il peut sembler à beaucoup que le pré-embarquement et l’embarquement signifient les mêmes processus, mais la différence entre les deux est significative, surtout en ce qui concerne ce qu’un employé attend des deux périodes. Tout d’abord, le pré-embarquement fait référence à l’anticipation du début du travail, tandis que l’embarquement inclut tout ce qui se passe depuis le premier jour de travail jusqu’à la période d’intégration (qui, selon l’entreprise, peut durer quelques jours ou semaines). Ainsi, le premier processus vise à prendre soin de l’employé nouvellement acquis (s’assurer qu’il ou elle se sente à l’aise), tandis que le second se concentre sur l’assurance que les nouveaux employés recueillent rapidement et efficacement des informations sur leur travail, leurs tâches, leurs procédures et les politiques de l’entreprise.

Activités de pré-embarquement – meilleures pratiques

Alors, que devriez-vous faire pour bien prendre soin de votre employé avant qu’il n’arrive dans votre entreprise ? Ci-dessous, nous listons quelques pratiques qui valent la peine d’être mises en œuvre dans n’importe quelle entreprise, quel que soit le secteur ou la taille de l’équipe.

  1. Inviter au bureau pour la signature du contrat
  2. Chaque fois que cela est possible, il est bon d’encourager un employé à venir au bureau avant le “premier jour de travail” officiel et de discuter en personne avec les personnes des ressources humaines ou d’avoir la chance de faire connaissance avec d’autres employés. Le prétexte d’une telle visite pourrait être, par exemple, la nécessité de signer un contrat ou de remplir d’autres documents nécessaires. C’est une occasion de se rencontrer dans une atmosphère plus détendue que dans le cas d’un entretien de recrutement ou d’un contact téléphonique.

  3. Rester en contact constant
  4. Il est très courant que plusieurs semaines, voire des mois (selon le préavis applicable), passent entre l’acceptation d’une offre et l’arrivée d’une nouvelle personne au travail. Maintenir un contact constant avec le nouvel employé pendant cette période est le meilleur moyen d’apporter une expérience positive même avant le premier jour dans l’entreprise, et de maintenir le niveau d’enthousiasme qui est apparu lors de la réception de l’offre d’emploi. Vous pouvez établir un contact par e-mail et par téléphone et vous renseigner sur des questions formelles (par exemple, la documentation) et, par exemple, leur bien-être, leurs projets de développement ou leur attitude envers cette nouvelle étape de leur vie professionnelle.

  5. Envoyer un e-mail avant le premier jour de travail
  6. Quelques jours avant le premier jour de travail, il est bon d’envoyer un e-mail à l’employé confirmant l’heure et le lieu de son apparition, ainsi que de décrire d’autres questions qui peuvent être pertinentes (par exemple, le code vestimentaire en vigueur, la possibilité de commander un repas, les options de stationnement au bureau, des détails sur la façon d’y arriver en voiture ou en transports en commun, les documents qu’il doit avoir avec lui, etc.). Une telle action sera sûrement appréciée – elle donnera aux employés la confiance qu’ils sont bien préparés pour leur premier jour. Cependant, n’oubliez pas de ne pas envoyer ce type d’e-mail à la dernière minute (par exemple, la veille), car cela les expose à plus de stress et d’incertitude.

  7. Organiser une réunion avant le travail
  8. Avez-vous signé un contrat avec un employé, et pendant la période d’attente, organisé un voyage de team-building pour toute l’entreprise ? Ou saviez-vous que leur future équipe avait une réunion prévue dans votre entreprise ? Offrez aux nouveaux arrivants la possibilité de participer à ce type d’activité ! De cette manière, vous vous assurerez qu’ils peuvent faire connaissance avec leurs futurs collègues plus tôt, dans des circonstances moins formelles, ce qui aura sans aucun doute un impact positif sur leur sentiment d’appartenance à l’entreprise ainsi que sur l’établissement de bonnes relations avec la nouvelle équipe.

pré-embarquement

Pré-embarquement – résumé

Bien qu’il n’y ait aucun doute que l’embarquement est un processus extrêmement important du point de vue à la fois du nouvel employé et de ceux du département des ressources humaines, l’importance qui caractérise la période de pré-embauche ne doit pas non plus être sous-estimée. Le premier jour ou la première semaine dans un nouvel endroit est un grand stress pour de nombreuses personnes, principalement en raison de la peur de ne pas s’intégrer à l’équipe ou de la peur que les tâches s’avèrent trop difficiles. Vous pouvez minimiser ces sentiments négatifs en prenant soin d’un pré-embarquement correctement mené, comme avec les pratiques décrites ci-dessus. Assurez-vous de leur mise en œuvre dans votre entreprise, et vous observerez bientôt des effets positifs – surtout dans le domaine du bien-être mental.

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Nicole Mankin

Responsable des ressources humaines avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à établir un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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