Sources et domaines de changement dans le projet | #47 Introduction à la gestion de projet

L’index des termes à la fin du livre PMBOK contient jusqu’à 22 entrées pour le changement de projet. Celles-ci vont du coût et de la culture du changement dans les organisations aux demandes de changement. Qu’est-ce qui rend alors le changement si essentiel dans les projets et comment y faire face ? Qu’est-ce que la gestion du changement ?

Gestion du changement – table des matières :

1. Introduction
2. Qu’est-ce que le changement et la gestion du changement ?
3. Domaines de changement dans le projet
4. Changements pendant la planification du projet
5. Changements pendant l’exécution du projet
6. Sources de changements dans le projet
7. Externe
8. Interne
9. Résumé

Introduction

Le changement pendant un projet est presque inévitable, pourtant de nombreuses organisations semblent encore ignorer cette évidence. Malgré sa durée de vie, qu’il s’agisse de trois mois, d’un an ou de trois, chaque projet contient des facteurs de risque qui peuvent amener le chef de projet à renégocier son exécution avec les parties prenantes. Si, en revanche, l’équipe de projet tire des leçons en continu des tâches à accomplir, des améliorations et des changements dans l’organisation du travail résultant d’une meilleure compréhension des exigences des parties prenantes peuvent également se produire.

Qu’est-ce que le changement et la gestion du changement ?

Le PMBOK définit le changement comme :

“Une modification de tout livrable formellement contrôlé, composant du plan de gestion de projet, document de projet.”

Cela peut inclure des modifications concernant :

• l’objectif du projet,
• les priorités,
• le calendrier,
• les jalons du projet, ou
• la division du travail dans l’équipe de projet.

La gestion du changement, en revanche, est définie comme :

“Une approche complète, cyclique et structurée pour faire passer des individus, des groupes et des organisations d’un état actuel à un état futur avec des avantages commerciaux prévus.”

Mais quels domaines du projet un chef de projet doit-il surveiller le plus pour se préparer à la gestion du changement ?

Domaines de changement dans le projet

Des changements dans un projet peuvent survenir à n’importe quelle étape de son cycle de vie, mais vous devriez prêter le plus d’attention à ceux qui se produisent pendant la phase de planification et l’exécution du projet.

Changements pendant la planification du projet

Selon le PMBOK, à l’étape de planification, l’équipe de projet avec le chef de projet devrait préparer un aperçu du processus d’adaptation des activités actuelles aux changements et développements émergents. En d’autres termes, ils doivent concevoir comment le mettre en œuvre. Cela peut inclure :

• des modifications de flux de travail,
• le remodelage des priorités des tâches incluses dans le backlog, et même une projection pour des résolutions aussi radicales que
• la redéfinition de l’objectif principal du projet

Changements pendant l’exécution du projet

Les changements survenant pendant la phase d’exécution du projet doivent suivre la méthodologie adoptée, respectivement :

• Waterfall – les ajustements nécessitent un processus d’approbation formel et des amendements à la documentation du projet,
• Agile – ils font partie intégrante du processus et sont introduits en continu par la mise à jour du backlog et l’ajustement des activités de l’équipe,
• Scrum – en tant que l’une des méthodologies Agile, Scrum suppose également que les transformations sont inévitables. Mais avant de prendre des mesures, l’équipe doit atteindre les objectifs du Sprint qu’elle a commencé,
• Prince2 – ici, le plan de projet doit être soigneusement défini dès le départ et les changements minimisés par conception. Cependant, si vous devez effectuer des transitions, assurez-vous de bien documenter et de consulter les parties prenantes.

Le chef de projet doit reconnaître que tous les ajustements affecteront d’autres éléments du projet, parfois de manière imprévisible. Par exemple, l’introduction d’une solution technique qui facilite une tâche peut compliquer considérablement l’exécution d’une autre, augmentant ainsi les coûts, modifiant l’étendue du travail et affectant finalement la qualité de l’exécution.

Sources de changements dans le projet

Lorsque la dynamique de l’environnement commercial et l’innovation du projet augmentent, les modifications peuvent altérer presque chaque sphère d’exécution des tâches. Leurs sources se répartissent en deux catégories principales :

• Externe – venant de l’extérieur de l’équipe de projet, et
• Interne – résultant de processus se produisant pendant l’exécution de tâches spécifiques.

Externe

Les sources externes les plus courantes de changements de conception sont :

1. Changements dans les exigences des clients. Les exigences des clients sont un élément clé de tout projet. Elles peuvent évoluer en raison de développements dans l’environnement commercial, de l’émergence de nouveaux besoins ou de la concurrence. Lorsque les exigences des clients changent, le chef de projet doit analyser attentivement comment cela peut influencer le projet et s’il est possible d’apporter des ajustements sans compromettre la qualité, le temps ou le coût. Par exemple, si le client décide de remodeler les exigences de l’interface utilisateur, cela peut redéfinir la structure du code, ce qui pourrait à son tour réorganiser le calendrier et augmenter les coûts.
2. Réductions budgétaires. Les réductions budgétaires peuvent résulter de la situation financière difficile de l’organisation, d’un changement de priorités ou de l’émergence de nouveaux projets. En cas de réductions budgétaires, le chef de projet doit essayer d’atteindre les objectifs avec moins de coûts. Cela peut signifier :

• réduction de l’étendue du travail,
• raccourcissement du calendrier,
• réduction des effectifs,
• recours à l’externalisation, ou
• autres utilisations des ressources existantes de l’organisation.

Changements dans l’environnement commercial. Les modifications introduites dans la législation, l’émergence de nouvelles tendances ou la conversion de concurrents peuvent toutes affecter l’objectif du projet ou les exigences du client. En cas de tels changements difficiles à prévoir, le chef de projet doit établir des contre-mesures pour minimiser l’impact du changement sur le projet et améliorer l’atteinte des objectifs.

Interne

Les changements internes sont dus à des facteurs liés aux tâches. Les plus significatifs incluent :

1. Apprentissage des membres de l’équipe. Les changements internes dans un projet peuvent découler du processus d’acquisition de nouvelles connaissances par les membres de l’équipe. Plus l’équipe est expérimentée, plus elle est susceptible de développer des compétences qui lui permettront de mieux performer.

Un exemple est lorsqu’un programmeur remarque que son code n’est pas très lisible et décide d’explorer l’écriture d’un code propre. Finalement, il peut proposer des modifications qui auront un impact positif sur la qualité du projet.

2. Une meilleure compréhension des exigences des clients et des spécificités du produit. Au cours du projet, la compréhension des attentes des utilisateurs par l’équipe peut s’élargir. Cela peut entraîner un désir de modifier l’étendue du travail ou d’adapter la technologie pour répondre aux besoins identifiés du client. Par exemple, après avoir mené des enquêtes auprès des utilisateurs, l’équipe de projet peut décider d’introduire de nouvelles fonctionnalités qui ont été demandées par les personnes interrogées.
3. Changement de l’organisation du travail après avoir appris du flux de travail actuel. À la suite de l’acquisition de nouvelles connaissances, des idées peuvent émerger pour améliorer les processus, introduire des solutions innovantes ou modifier le calendrier. En analysant le flux de travail actuel, l’équipe de projet peut identifier des erreurs ainsi que des améliorations possibles, puis apporter des modifications pour accélérer le travail. Par exemple, ils peuvent trouver un outil de gestion de projet différent plus adapté pour rationaliser les processus et augmenter la productivité.

Résumé

La gestion du changement est essentielle au succès du projet. Les modifications de projet sont inévitables et elles proviennent de sources externes et internes. Selon l’étape du cycle de vie du projet, vous devez élaborer un plan approprié pour adapter les activités actuelles aux changements émergents. La gestion du changement nécessite un processus de communication et de coordination efficace au sein de l’équipe de projet et avec les parties prenantes. Par conséquent, le chef de projet a une tâche difficile : rester flexible et ouvert au changement, tout en gardant le contrôle pour éviter des effets négatifs sur le projet.

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