Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? | #10 Commencer avec la gestion de projet

L’implémentation de chaque projet nécessite-t-elle l’utilisation de logiciels ? Probablement pas. Cependant, vaut-il la peine d’effectuer des calculs compliqués dans votre mémoire avec une calculatrice à portée de main, lorsque le temps et la précision du résultat sont importants ? Vaut-il la peine de venir à une réunion avec un classeur plein de notes lorsque les participants souhaitent lire une présentation intéressante et concise ?

Logiciel de gestion de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Gagner du temps
3. Surveiller l’état du projet
4. Rendre l’information disponible
5. Assurer la continuité du projet
6. Résumé

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? Introduction

Personne n’a probablement besoin d’être convaincu d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Surtout si nous parlons de projets grands et complexes qui ne peuvent tout simplement pas être gérés sur papier. Cependant, il vaut la peine de clarifier quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. Tout d’abord, considérons si dans notre pratique de gestion de projet, nous avons tous ces domaines sous contrôle. Deuxièmement, nous pouvons choisir le logiciel qui convient le mieux aux spécificités de nos projets et de notre travail d’équipe.

Nous aimerions mettre en avant quatre domaines dont l’amélioration est cruciale pour les utilisateurs de logiciels de gestion de projet. Ce sont :

• gagner du temps
• surveiller l’état du projet
• garantir la disponibilité de l’information
• assurer la continuité du projet

Nous les examinerons un par un ci-dessous, suivis d’une discussion sur les fonctionnalités du logiciel à noter, ainsi qu’un aperçu de certaines des solutions les plus populaires disponibles sur le marché.

Gagner du temps

Les avantages en termes de gain de temps du logiciel résident principalement dans l’amélioration de l’organisation du projet. Cela signifie une planification simple et une esquisse flexible du cadre du projet. Préparer une charte de projet ou un diagramme de Gantt est beaucoup plus simple et pratique lorsqu’il est fait immédiatement dans le programme que nous utiliserons plus tard pour gérer le projet.

En effet, au lieu d’employer des outils externes, les plans peuvent être complétés au fur et à mesure de l’avancement du projet avec des tâches détaillées affichées sur des tableaux Kanban ou dans le backlog du projet. Cela fournira une mesure entièrement réaliste du temps passé sur des tâches spécifiques par des membres concrets de l’équipe projet.

Cependant, en ce qui concerne la gestion du temps du projet, le choix du logiciel lui-même et le fait qu’il soit déjà familier à l’équipe revêtent une importance considérable. Après tout, les programmes de gestion de projet varient considérablement en complexité, et la courbe d’apprentissage peut devenir difficile à naviguer. Alors que Firmbee est un environnement transparent contenant tous les outils nécessaires pour gérer un projet, Jira est un outil colossal et très complexe qui permet l’automatisation des tâches et des intégrations avec des programmes externes.

Surveiller l’état du projet

Le deuxième domaine d’intérêt pour le logiciel de gestion de projet est la surveillance en temps réel de l’état du projet. Chaque programme comprend des outils analytiques pour visualiser les statistiques. Ils montrent, entre autres :

• l’état actuel de l’implémentation des tâches – combien de tâches ont été complétées et à quel moment, qui a complété quelles tâches,
• la comparaison des résultats réels avec les hypothèses – par exemple, en utilisant un graphique comparant le temps moyen d’une tâche avec son déroulement réel,
• l’état de l’exécution du budget, ainsi que
• des outils prédictifs pour évaluer si les choses vont dans la bonne direction.

Rendre l’information disponible

Une autre question que le logiciel aide à résoudre est la disponibilité en temps réel des informations sur le projet pour l’équipe et les parties prenantes. Les principaux avantages des logiciels de gestion de projet sont la possibilité de se connecter à tout moment, ainsi que la différenciation des autorisations – par exemple, pour modifier des tâches ou pour consulter les statistiques de performance des membres individuels de l’équipe. Par exemple, un client peut se voir accorder la possibilité de consulter les tâches complétées au cours d’une semaine donnée, mais pas l’autorité de modifier la liste des tâches à accomplir dans les jours suivants.

En un mot, le troisième domaine important est de faciliter le maintien de l’ordre dans le projet, ainsi que la transparence de la communication. Enfin, l’utilisation d’un document de projet collaboratif, édité en temps réel, aide à construire un sentiment d’appartenance à l’équipe et de responsabilité pour l’accomplissement des tâches assignées qui contribuent à l’objectif du projet.

Assurer la continuité du projet

Un avantage important mais souvent négligé de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est qu’il maintient la continuité en cas de changements de personnel. Ceux-ci peuvent affecter à la fois le Chef de projet et d’autres membres de l’équipe. Grâce à la disponibilité des données historiques du projet et des outils analytiques, une nouvelle personne peut se faire une idée de la situation relativement facilement et être rapidement introduite aux nouvelles tâches. Sans passer en revue la documentation complète du projet, elle peut également découvrir, entre autres, ce qui a déjà été fait, quelles tâches posent des difficultés à l’équipe, et si le projet est mis en œuvre selon le calendrier et le budget.

Résumé

Le logiciel de gestion de projet réduit le temps nécessaire pour mener à bien les projets. De la planification à la délégation des tâches, en passant par la vérification de leur achèvement par les membres de l’équipe, ce qui n’a pas besoin d’être enregistré à chaque fois par le Chef de projet. Toutes ces étapes sont réalisées plus efficacement. Il vaut donc la peine d’investir du temps dans l’apprentissage du bon programme.

Il facilite également la surveillance de la situation actuelle et garantit que toutes les parties prenantes ont accès aux informations liées au projet les concernant à tout moment. Nous devons ajouter à cela la commodité significative d’avoir toutes les données rassemblées au même endroit, où il est facile de s’y retrouver. Ces fonctionnalités facilitent également l’assurance de la continuité du projet, même en cas de changements radicaux de personnel.

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