Comment utiliser correctement les jalons dans un projet ? | #19 Introduction à la gestion de projet

Le cycle de vie du projet contient de nombreux moments décisifs. L’équipe de projet, avec le Chef de projet et les parties prenantes, répond à la question de savoir si une étape particulière du projet a été complétée. Tous les critères d’acceptation ont-ils été respectés ? Y a-t-il encore quelque chose à améliorer ou est-il possible de passer à la suite ? Ces moments sont marqués par des jalons – des débuts et des fins.

Jalons dans un projet – table des matières :

1. Introduction
2. Histoire des jalons
3. Rôle des jalons
4. Définir des jalons
5. Jalons dans un projet – résumé

Introduction

Chaque jalon à ce jour marque un point important sur la carte de mise en œuvre du projet. Il inclut le début d’un projet, une réunion d’équipe, la signature d’un contrat, ou l’achèvement d’une étape importante de test accompagnant la mise en œuvre d’un produit ou d’un service. Mais pourquoi est-il important de les définir dès la phase de planification du projet ?

Histoire des jalons

L’idée d’un jalon – le nom et le symbole d’un moment clé dans un projet – a été tirée de la pratique des anciens Romains. Ils marquaient l’étendue de leur civilisation avec des jalons, et en même temps cartographiaient le territoire sur lequel ils voyageaient.

Les Romains élevaient des colonnes de pierre le long des routes à des distances régulières, uniformément tous les miles. Ils servaient non seulement à marquer la route mais aussi à montrer la distance de Rome ou de la capitale de la province dans laquelle ils étaient déployés. De manière analogue, les jalons symboliques du projet montrent combien de travail est déjà derrière nous et donnent une image de la route menant à la tâche.

Le rôle des jalons

Un jalon marque un moment critique sur le chemin menant de l’initiation à l’objectif du projet. Par conséquent, comme les panneaux de signalisation romains, les jalons dans un projet ne peuvent pas se produire trop souvent. Cela est dû au fait qu’ils remplissent plusieurs fonctions clés dans un projet :

• offrir une opportunité de débriefing – l’atteinte d’un point de contrôle est souvent associée à une réunion d’équipe, au cours de laquelle les membres de l’équipe parlent de leurs observations sur l’avancement de leur travail et envisagent comment améliorer la coopération au sein de l’équipe,
• devenir un puissant outil de motivation – parce que les jalons marquent des objectifs à court et moyen terme, ils motivent plus efficacement qu’un objectif lointain guidant l’achèvement de l’ensemble du projet. Ils permettent également de réaliser combien de choses ont déjà été accomplies,
• présenter l’avancement du projet – très souvent, l’achèvement d’un jalon est accompagné de l’envoi aux parties prenantes d’informations ou d’un rapport sur l’état du projet.

Définir des jalons

Alors, comment définir des jalons avec le bon volume et la bonne fréquence ? Il n’y a pas de règles universelles ici, mais lors de leur détermination, le logiciel dans lequel nous créons le calendrier du projet et le plan est vraiment utile.

1. Objectifs – Les jalons sont les plus faciles à extraire si nous commençons par créer une longue liste des tâches les plus importantes, puis les regroupons en ensembles plus larges réalisés à un moment similaire. De cette manière, nous isolerons les objectifs et le moment de leur réalisation nous permettra de définir un jalon.
2. Tâches clés – Tout d’abord, faites attention aux jalons pour signifier des tâches critiques sans lesquelles le projet ne peut pas continuer. C’est pourquoi il est crucial non seulement de définir ce qu’il faut accomplir pour qu’un jalon soit atteint, mais aussi de définir un plan de contingence qui fournira une issue en cas de non-respect d’un jalon.
3. Engagement de l’équipe – Il faut généralement toute l’équipe pour atteindre un jalon bien défini.
4. Distance temporelle – l’atteinte des jalons successifs doit se faire de manière assez uniforme pour le projet, tant pour leur effet motivant que pour le rythme de l’équipe.

Résumé

La date d’achèvement de chaque jalon est un outil important pour gérer le projet, renforcer la motivation de l’équipe et surveiller l’avancement du travail. Choisissez-les soigneusement et définissez-les bien. Cela garantira que chaque jalon atteint sera célébré comme un succès de l’équipe, ainsi que la clôture d’une phase importante du projet ouvrant la voie à la prochaine zone d’achèvement des tâches.

Êtes-vous intéressé par la gestion de projet ? Suivez notre série pour ne manquer aucun article.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de abeilles occupées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.