Compétences les plus utiles pour un chef de projet | #26 Commencer avec la gestion de projet

Le travail d’un Chef de Projet (CP) nécessite de la planification et de l’organisation, mais surtout, de la flexibilité et de la vigilance. C’est la capacité de voir les premiers signes d’un changement imminent et de suivre simultanément de nombreuses circonstances changeantes qui peut rendre les efforts du CP fructueux.

Compétences les plus utiles pour un chef de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Compétences universelles dans le travail du Chef de Projet
3. Compétences spécialisées du Chef de Projet
4. Mythes sur le rôle du Chef de Projet
5. Résumé

Introduction

L’ensemble optimal des compétences du Chef de Projet se compose de compétences universelles, également appelées compétences transférables, et de compétences spécialisées. Leur proportion varie en fonction du sujet et de la taille du projet en cours. Cependant, une chose reste constante. Les Chefs de Projet utilisent un large éventail de compétences chaque jour. Cela est dû au fait que leur travail est très diversifié et leur permet de faire face à différents défis chaque jour. Un jour, il s’agit d’organiser et de conduire une réunion avec les parties prenantes, tandis que le lendemain, il s’agit d’élaborer un budget détaillé pour la prochaine étape. Quelles compétences sont donc les plus favorables ?

Compétences universelles dans le travail du Chef de Projet

Pour examiner les compétences universelles qui sont utiles lors de la gestion de projets, imaginez organiser un déménagement. Pour le faire efficacement, nous devons démontrer notre capacité à :

• planifier – emballer tout dans le bon ordre et coordonner la date de départ d’un appartement avec l’emménagement dans un nouveau lieu,
• organiser – faire des arrangements avec les déménageurs, l’équipe de transport, et étiqueter correctement toutes les boîtes et cartons,
• gestion des coûts – voir déjà au stade de la réflexion sur le déménagement si nous pourrons nous permettre notre propriété de rêve, combien cela coûtera pour déménager et meubler le nouveau lieu,
• coopération avec les autres – les compétences interpersonnelles dans le cas d’un déménagement seront particulièrement utiles au stade de la persuasion des amis et de la famille pour aider, et la facilité de communication rendra certainement le processus de déménagement des biens plus facile et plus agréable.

La liste ci-dessus constitue la base la plus fondamentale, que le Chef de Projet développe en accomplissant ses tâches quotidiennes et en y ajoutant des compétences détaillées. Par exemple, pour la planification – la familiarité avec le logiciel utilisé pour décomposer les tâches et les jalons dans un projet qui commence. Et pour collaborer avec les autres – déléguer des tâches et modérer en continu le flux de travail de l’équipe.

Compétences spécialisées du Chef de Projet

Dans le travail du CP, en plus de la planification universelle, de l’organisation, de la gestion et de la collaboration, plusieurs compétences spécialisées seront utiles. Celles-ci incluent :

• la prise de décision,
• le reporting,
• la flexibilité, et
• la reconnaissance et la réponse au changement.

La capacité à prendre des décisions et à en assumer la responsabilité est étroitement liée aux moments les plus importants du cycle de vie du projet, ainsi qu’à la position de leadership que le Chef de Projet occupe au sein de l’équipe.

Le reporting, en revanche, est une combinaison de communication efficace, d’organisation des tâches et de collaboration avec les autres. Un CP expérimenté sait comment préparer des informations destinées aux parties prenantes, ce qu’il faut y inclure, ainsi que comment et à quelle fréquence communiquer avec elles.

La flexibilité aide à créer un style de communication qui convient aux parties prenantes d’un projet. Elle permettra également au Chef de Projet d’adapter les méthodes de travail à l’équipe avec laquelle il ou elle travaille. Par exemple, adapter la fréquence des réunions et la profondeur de la discussion des tâches accomplies au niveau d’expérience de l’équipe. Cependant, la compétence qui peut déterminer le succès ou l’échec du CP est la flexibilité dans l’exécution des tâches – y compris les tâches répétitives. Cela signifie prendre en compte les circonstances actuelles et être capable de sortir du schéma pour atteindre les résultats escomptés.

Cette compétence est étroitement liée à la dernière – la sensitivity aux changements dans l’environnement difficile à former. Répondre au changement s’applique à presque tous les domaines d’un projet. Un exemple est l’ajustement du budget aux prix changeants – cela signifie alors repérer les tendances et en tirer parti, ainsi que noter les attentes des clients et les capacités financières.

Mythes sur le rôle du Chef de Projet

Il existe plusieurs mythes associés au rôle du CP. Il suffit de regarder son image stéréotypée peu flatteuse. Pour beaucoup, c’est l’image d’un jeune homme suffisant qui a commencé sa carrière très tôt. Il comprend parfaitement chaque détail du projet, ou du moins en est convaincu, et souligne sans pitié les erreurs de ses collègues.

Examinons de plus près ce portrait caricatural et prêtons attention à trois mythes sous-jacents.

Mythe 1. Le Chef de Projet a beaucoup d’expérience dans l’organisation où il ou elle gère le projet.

Mythe 2. Le Chef de Projet connaît parfaitement tous les enjeux du projet.

Mythe 3. Le Chef de Projet contrôle et améliore les tâches effectuées par tous les membres de l’équipe.

Le Mythe 1 est lié à la croyance selon laquelle seule une personne ayant beaucoup d’ancienneté peut gérer efficacement des projets. Cependant, dans de nombreux cas, même un employé novice ayant développé des compétences transférables fonctionnelles en gestion de projet peut bien performer dans le rôle d’assistant Chef de Projet. Cela s’applique également aux personnes ayant acquis de l’expérience dans d’autres organisations, tant qu’elles connaissent les bons outils et méthodes nécessaires pour s’intégrer en tant que CP.

Le Mythe 2 combine la notion que le CP doit connaître tous les détails d’un projet par cœur, et possède une connaissance experte bien établie du domaine du projet. Cependant, les détails du projet sont stockés par le logiciel, sous une forme bien ordonnée. Le travail du Chef de Projet est de créer et de maintenir cet ordre et d’utiliser les informations. La connaissance experte, en revanche, est détenue par les membres de l’équipe. Le CP aura besoin d’une connaissance approfondie pour établir le cadre général de la manière dont le projet doit progresser, et pour poser les bonnes questions.

Le Mythe 3 fait partie du stéréotype selon lequel le CP améliore chaque détail des tâches données à l’équipe. Le micromanagement est l’une des erreurs de travail avec une équipe. Cependant, cela ne fait pas partie des responsabilités du CP !

Résumé

Les compétences universelles, ou agilité, sont utiles dans le travail d’un Chef de Projet :

• planification
• organisation
• gestion des coûts, ainsi que
• travail avec les personnes.

Cependant, les compétences du Chef de Projet ne sont pas moins importantes, à savoir la prise de décision efficace, les compétences en reporting, ainsi que la flexibilité et la réponse efficace au changement.

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