Types de réunions de projet | #33 Commencer avec la gestion de projet

Le lancement et la clôture, la confrontation et la négociation, le quotidien et le contrôle… Ils diffèrent par les participants, la durée ainsi que l’ordre du jour. Cependant, toutes les réunions de projet ont une chose en commun : pendant celles-ci, les personnes associées au projet présentent des problèmes ou des résultats, et discutent ensemble de la mise en œuvre des tâches.

Types de réunions de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Planification
3. Recherche de solutions
4. Prise de décision
5. Contrôle des résultats
6. Résumé des activités
7. Résumé

Introduction

Le PMBOK distingue pas moins de 16 types de réunions qui sont cruciales pour une gestion de projet efficace ! Chacune d’elles a un objectif spécifique et une liste de participants dont la présence est nécessaire pour que la réunion ait lieu. Nous ne listerons pas tous les types, mais nous nous concentrerons sur ces types de base et répondrons à la question : “Pourquoi les réunions sont-elles tenues ?”

Les réunions sont très souvent associées à une perte de temps, mais par conception, elles sont une partie clé d’un projet et un outil de communication essentiel. Cependant, pour que cela soit le cas, les participants doivent connaître l’objectif et, idéalement, l’ordre du jour de la réunion. Vous aurez également besoin d’une personne responsable de son bon déroulement. Aujourd’hui, examinons les types de réunions divisés selon l’objectif qu’elles servent.

Planification

La planification des tâches pour le projet est l’objectif des réunions de lancement et des réunions récurrentes au cours desquelles l’équipe discute des buts et des objectifs du projet.

Une réunion de lancement a lieu au début d’un projet, de sa phase ou d’une itération particulière. Tous les membres de l’équipe et les parties prenantes clés y assistent et ses composants clés sont :

• Faire connaissance et connaître les membres de l’équipe,
• Définir les attentes
• Planification – établir le premier plan d’action.

Lors d’une réunion de lancement bien conduite, tous les participants devraient en ressortir avec la motivation de commencer le projet et une compréhension claire :

• Objectif du projet,
• Attentes placées sur eux,
• Ressources disponibles et comment les utiliser,
• La répartition des rôles et des responsabilités dans le projet,
• Le calendrier et l’étendue du projet,
• Les tâches avec lesquelles ils devraient commencer.

Lors des réunions de lancement et des réunions de planification suivantes, un ajustement progressif du plan de projet aux circonstances de sa mise en œuvre a lieu. L’équipe planifie des tâches plus détaillées pour définir les objectifs et les moyens de les atteindre. Ainsi, elle s’engage également dans la recherche de solutions.

Recherche de solutions

Trouver des moyens de faire face aux difficultés qui surgissent lors de la mise en œuvre du projet est l’objectif des séances de brainstorming populaires et des réunions de résolution de problèmes approfondies.

L’objectif du brainstorming est de générer de nombreuses idées et solutions potentielles à un problème ou un défi. Elles impliquent généralement uniquement les membres de l’équipe projet et parfois des parties prenantes invitées. Bien qu’elles soient souvent critiquées pour favoriser les personnes qui aiment parler vite, beaucoup et fort, elles sont un excellent outil pour générer de nombreuses idées qui peuvent ensuite être discutées dans une atmosphère plus calme.

Les réunions de résolution de problèmes sont une continuation naturelle des séances de brainstorming. Ici, les solutions sont discutées plus en détail afin que des décisions plus précises et équilibrées puissent être prises.

Prise de décision

Les réunions de prise de décision ont lieu pour discuter des options disponibles et parvenir à un accord sur une action spécifique. Si elles concernent la mise en œuvre des objectifs, seule l’équipe projet participe. Si, en revanche, les décisions concernent des questions ayant de grandes implications, les parties prenantes clés y assistent également.

Des décisions clés sont prises lors de la réunion “sommet”, le comité de pilotage. Le PMBOK la définit comme “une réunion où les parties prenantes senior fournissent des orientations et un soutien à l’équipe projet, et prennent des décisions en dehors de l’autorité de l’équipe projet.”

Contrôle des résultats

Des réunions pour partager et analyser les informations sur les résultats du travail de projet sont tenues périodiquement. Elles sont appelées “Réunions de mise à jour de statut” ou simplement “Réunions de statut”. Celles-ci permettent d’identifier rapidement les changements défavorables dans le fonctionnement de l’équipe et de répondre aux risques émergents.

Résumé des activités

Des résumés cycliques des activités ont lieu lors de rassemblements appelés rétrospectives. Elles se tiennent à la fin de chaque étape importante du projet, par exemple, lorsqu’un jalon est atteint. Leur objectif est de réfléchir avec l’équipe sur les tâches effectuées et la manière dont les membres de l’équipe travaillent ensemble.

En plus de la rétrospective, le PMBOK mentionne un type de réunion intéressant visant à tirer des leçons des activités passées appelé “leçons apprises”. Elle est utilisée pour résumer et partager les leçons tirées soit de l’ensemble du projet, soit de sa phase sélectionnée. Son résultat devrait être une amélioration de la performance de l’équipe projet obtenue grâce à une plus grande prise de conscience des erreurs commises, ainsi qu’à l’application cohérente de bonnes pratiques. Vous pouvez organiser des réunions “leçons apprises” pour discuter des situations dans l’équipe qui auraient pu être mieux résolues. Cependant, elle est le plus souvent consacrée aux succès que l’équipe souhaite répéter, et aux solutions qui ont donné de très bons résultats.

Résumé

Les principaux objectifs des réunions de projet sont :

• faciliter la communication,
• résoudre des problèmes,
• prendre des décisions, et
• suivre l’avancement du travail de projet.

La clé de leur efficacité est la transparence. Chaque réunion de projet devrait avoir un objectif clair, un ordre du jour et une liste de participants, et si possible, un facilitateur dont la présence peut aider à garantir qu’elle se déroule de manière fluide et efficace.

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