Comment rédiger un business case convaincant ? | #35 Commencer avec la gestion de projet

La justification commerciale, ou étude de cas, est l’un des documents clés préparés par un chef de projet. Après tout, elle convaincra les parties prenantes et déterminera finalement si le projet reçoit du soutien, un financement et est mis en œuvre. Comment alors rédiger une étude de cas aussi convaincante ?

Comment rédiger une étude de cas convaincante ? – table des matières :

1. Introduction
2. Pourquoi poursuivre ce projet ? Définir clairement le besoin commercial
3. Que ferons-nous ? Décrire la portée du projet
4. Comment allons-nous travailler ? Esquisser le calendrier
5. Combien cela coûtera-t-il ? Préparer une analyse coût-bénéfice
6. L’objectif vaut-il l’effort ? Énumérer les résultats souhaités
7. Résumé

Introduction

La définition d’une étude de cas dans le dernier PMBOK est très large. Elle se lit comme suit :

“Une étude de cas est une proposition de valeur pour un projet proposé qui peut inclure des avantages financiers et non financiers.”

À partir d’une si courte explication, il est difficile de déduire comment préparer un document qui soit convaincant pour les parties prenantes. Quel type d’étude de cas rédiger pour le projet prévu ?

L’étude de cas nécessite une clarté absolue. Par conséquent, une excellente idée pour commencer est d’essayer de l’expliquer comme si vous parliez à un enfant – réel ou imaginaire – de ce que notre projet va être. Pourquoi voulons-nous réaliser le projet et que voulons-nous faire ? Comment allons-nous y parvenir et qui est notre cible ?

Pourquoi ce projet vaut-il la peine d’être poursuivi ? Définir clairement le besoin commercial

La première étape vers une bonne étude de cas est de définir clairement le besoin que le but du projet adresse et le bénéfice commercial pour l’organisation. En d’autres termes, c’est une réponse à la question de pourquoi mettre en œuvre le projet.

Pour y répondre, nous devons préparer :

• des exigences commerciales préliminaires,
• des informations détaillées sur les objectifs et les buts,
• un aperçu de l’état futur de l’organisation qui bénéficiera de l’atteinte de l’objectif.

Le chef de projet saisira les détails du besoin commercial dans la charte du projet après l’approbation initiale des parties prenantes et la décision de faire passer le projet à la phase de planification.

Que ferons-nous ? Décrire la portée du projet

La prochaine étape est de présenter la portée du projet. La justification doit clairement lier les tâches prévues à réaliser avec le besoin commercial. De cette manière, elle explique pourquoi le projet vaut la peine d’être poursuivi. Vous devez convaincre les parties prenantes que le besoin commercial vaut l’investissement et est urgent, donc à traiter à ce moment.

Il convient également de mentionner les solutions techniques et les innovations que nous avons l’intention d’employer. Si nous adoptons des solutions avancées et des appareils ou logiciels spécialisés, notre raisonnement gagnera en clarté lorsque nous expliquerons les concepts de base et éviterons le jargon.

Comment allons-nous travailler ? Esquisser le calendrier

Maintenant, il est temps d’esquisser le calendrier de travail du projet. Vous devez mentionner les jalons ici, décrivant en une ou deux phrases les résultats attendus. Cela permettra aux parties prenantes de comprendre non seulement la portée, mais aussi comment le projet sera mis en œuvre. Cela donnera également une idée immédiate de la taille de l’équipe et du temps nécessaire pour obtenir les premiers résultats de notre projet.

Combien cela coûtera-t-il ? Préparer une analyse coût-bénéfice

Fournir une analyse des coûts permet aux parties prenantes de prendre une décision sur le financement du projet. Elle doit présenter aussi précisément que possible :

• le montant total – basé sur une analyse solide des coûts et des ressources nécessaires associées au projet,
• des sous-montants par jalons ou années si le projet est à long terme.

Bien que l’étude de cas ne nécessite que des montants généraux, vous aurez besoin de données financières détaillées et d’analyses à des étapes ultérieures du cycle de vie du projet. Par conséquent, il vaut la peine de préparer des estimations dès le début, afin que les parties prenantes sachent que le chef de projet est familiarisé avec les coûts de mise en œuvre du projet.

L’objectif vaut-il l’effort fourni ? Énumérer les résultats souhaités

La dernière étape est de noter les résultats souhaités du projet. C’est une vision concise de l’état futur, décrivant clairement les avantages pour chaque groupe de parties prenantes. Vous devez le garder :

• concise,
• sans jargon,
• avec des visuels contenant des données et des résultats souhaités,
• réaliste.

Gardez à l’esprit les implications concernant le dernier point, car les activités de l’équipe projet seront examinées lors de la mise en œuvre et seront comparées aux résultats souhaités établis du projet. Si elles sont ambitieuses mais suffisamment prudentes, vous les atteindrez en toute sécurité et le projet restera en phase avec les besoins et produira les résultats escomptés.

Résumé

Une étude de cas convaincante devrait inclure : un besoin commercial clairement défini, la portée du projet, le calendrier, l’analyse coût-bénéfice et le résultat souhaité.

Présenter une étude de cas communique efficacement la valeur du projet aux parties prenantes. Comme le dit le PMBOK, “les résultats souhaités doivent être clairement décrits, évalués de manière itérative et mis à jour tout au long du projet.” Par conséquent, les chefs de projet devraient régulièrement évaluer le projet d’un point de vue d’étude de cas tout au long du projet. De cette manière, ils peuvent s’assurer plus facilement qu’il reste aligné avec les besoins et progresse vers l’objectif convenu avec les parties prenantes.

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