Comment créer un budget de projet ? | #42 Introduction à la gestion de projet

Selon un rapport de l’Institut de gestion de projet, en 2021, 62 % des projets ont été réalisés dans le budget initial. Le meilleur performer de ce classement était la Chine avec 66 %, tandis que l’Europe était dernière avec 57 %. Des budgets de projet mal élaborés sont responsables d’une part équitable des échecs à cet égard. Alors, comment estimer les coûts d’un projet pour augmenter la probabilité de son succès ?

Budget de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Qu’est-ce que le budget de projet et quels en sont les éléments ?
3. Comment estimer le coût du projet ?
4. Outils et méthodes d’estimation du budget de projet
5. Résumé

Introduction

Une exécution de projet inappropriée entraîne une perte de 19 millions de dollars pour chaque milliard d’investissement (PMI 2019), et seulement 34 % des organisations terminent généralement ou toujours les projets dans le budget (Wellington 2021). Pour savoir comment faire partie de ce groupe, examinons de plus près ce qu’est un budget de projet et les moyens et outils pour en préparer un.

Qu’est-ce que le budget de projet et quels en sont les éléments ?

Le budget de projet est le montant brut approuvé que l’organisation prévoit de dépenser pour le projet. Il est fondé sur les dépenses estimées du projet et figure dans le budget de l’ensemble de l’organisation.

Le Chef de projet doit inclure dans le budget du projet tous les coûts liés au projet, tels que :

• Coûts directs – dépenses nécessaires pour réaliser des tâches menant directement à la réalisation de l’objectif du projet, c’est-à-dire coûts des matériaux, de la main-d’œuvre et des outils, équipements et fournitures,
• Coûts indirects – coûts qui ne peuvent pas être directement attribués au projet, mais qui sont engagés en lien avec sa mise en œuvre, tels que les coûts administratifs ou, par exemple, les coûts de gestion de projet.
• Dépenses d’investissement – coûts associés à l’acquisition d’actifs dits à long terme, tels que des bâtiments, des équipements ou des machines.
• Coûts d’exploitation – coûts récurrents associés à l’exploitation et à l’entretien du projet, tels que les services publics, l’assurance ainsi que l’entretien,
• Réserves de contingence – fonds mis de côté pour couvrir des événements imprévus ou des changements dans le périmètre du projet.

Comment estimer le budget du projet ?

Le coût projeté des travaux programmés est appelé Coût Budgété des Travaux Programmés (CBTP) ou Valeur Planifiée (VP). Les deux indicateurs désignent la somme des fonds nécessaires pour achever les travaux programmés dans une période donnée.

Pour estimer le budget du projet, le Chef de projet doit réaliser plusieurs activités pour obtenir les devis les plus précis. Tout d’abord, le Chef de projet doit connaître toutes les exigences du projet, telles que le périmètre des travaux, les délais et les ressources nécessaires pour achever le projet.

La prochaine étape concerne l’examen des prix du marché pour les ressources et services à intégrer dans le projet, c’est-à-dire le prix des matériaux, des services des fournisseurs ainsi que des salaires de l’équipe projet.

Après avoir obtenu les exigences et les données de tarification, le Chef de projet peut commencer le processus de première estimation détaillée du budget. Une fois celle-ci terminée, il doit immédiatement revoir le budget avec l’équipe projet. Cela garantira que tous les coûts ont été inclus et que le budget est aussi réaliste que possible.

De plus, le budget du projet nécessite une révision et une mise à jour régulières pour rester sur la bonne voie et dans le budget.

Outils et méthodes pour estimer le budget de projet

Lors de l’estimation d’un budget de projet, un outil indispensable est le bien connu et populaire Microsoft Excel. Son principal avantage est son accessibilité et sa facilité d’utilisation, ainsi que la capacité d’effectuer de nombreux calculs et analyses. L’inconvénient, cependant, est qu’Excel n’a pas de fonction pour mettre à jour automatiquement le budget en temps réel.

Cependant, il fonctionnera bien pour estimer le budget avant la mise en œuvre. Pour un examen continu des dépenses, nous recommandons des outils de soutien aux projets tels que Firmbee. Le système permet aux membres de l’équipe de suivre en temps réel les recettes et les dépenses associées à un projet donné.

Pour créer un budget précis, vous pouvez utiliser les méthodes suivantes :

1. Estimation de bas en haut. Cette méthode consiste à estimer le coût de chaque activité du projet et à additionner leurs coûts pour déterminer le coût total du projet. Elle est chronophage et nécessite une connaissance détaillée des activités du projet. Cependant, elle fournit un niveau de précision élevé et aide à identifier tous les coûts nécessaires.
2. Estimation paramétrique. Cette méthode consiste à utiliser des données statistiques pour estimer le coût des activités du projet. Elle est beaucoup plus rapide que l’estimation de bas en haut, donc elle peut être utile pour estimer le budget de grands projets, tant que l’organisation dispose d’une source de données fiables. Malgré cela, elle peut ne pas fournir un niveau de précision suffisant.
3. Évaluation par des experts. La troisième méthode consiste à tirer parti des connaissances et de l’expérience des parties prenantes du projet, y compris le Chef de projet et les membres de l’équipe, pour estimer le coût des activités du projet. Elle peut fournir un niveau de précision élevé, pratique pour des projets complexes. Cependant, elle repose sur l’expertise des parties prenantes individuelles, donc elle peut être biaisée et générer des conflits. De plus, il est difficile de tenir compte des conditions commerciales changeantes, telles que l’inflation ou les changements de la loi.

Résumé

Créer un budget de projet précis est chronophage et nécessite de l’expérience. C’est pourquoi il est judicieux d’essayer différents outils et de profiter des méthodes de préparation de budget disponibles, telles que l’estimation de bas en haut, l’estimation paramétrique ou l’évaluation par des experts.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de travailleurs acharnés sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.