Comment créer une charte de projet ? | #39 Introduction à la gestion de projet

Les chartes de projet sont le pain et le beurre de la gestion de projet. Elles fournissent un aperçu clair et concis des objectifs et des buts liés au projet. La charte est un document crucial pour toutes les parties prenantes, y compris le chef de projet, les membres de l’équipe de projet ainsi que la direction de l’organisation. Elle constitue la base formelle de l’ensemble du projet, car elle confère au chef de projet l’autorité de commencer et de poursuivre le projet, tout en définissant les objectifs, le périmètre et les résultats attendus.

Charte de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Que doit inclure le chef de projet dans la charte de projet
3. Justification de l’engagement dans le projet
4. Objectif du projet
5. Périmètre du projet
6. Livrables
7. Cadre temporel du projet
8. Budget du projet et allocation des ressources
9. Risques du projet
10. En quoi la charte de projet diffère-t-elle du business case ?
11. Résumé

Introduction

Selon le PMBOK, la charte de projet est l’un des documents les plus essentiels décrivant la stratégie du projet. Elle est définie comme :

“Un document émis par l’initiateur ou le sponsor du projet qui autorise formellement l’existence d’un projet et fournit au chef de projet l’autorité d’appliquer les ressources organisationnelles aux activités du projet.”

La charte de projet est généralement formulée au début et reste inchangée. Bien que pendant la mise en œuvre des tâches, des ajustements mineurs soient autorisés. Cependant, quel devrait être le contenu du document et comment le préparer ?

Que doit inclure un chef de projet dans une charte de projet ?

Le volume de la charte de projet dépend de la taille et du type de projet mis en œuvre. Cependant, elle devrait inclure les éléments suivants :

• la justification de l’engagement dans le projet,
• les objectifs du projet,
• le périmètre du projet,
• les résultats,
• le calendrier du projet,
• le budget du projet,
• les risques de conception.

La charte de projet devrait également inclure les coordonnées du chef de projet et des parties prenantes clés.

Justification de l’engagement dans le projet

Lors de la préparation d’une brève justification pour commencer un projet, il est conseillé d’utiliser le business case préparé à l’avance. Il devrait être rédigé dans un langage simple afin qu’il puisse être compris par une personne qui traite le projet pour la première fois. En général, un ou deux paragraphes explicatifs suffisent :

• Quel est le contexte commercial du projet ?
• Quel problème le projet résout-il ou quelle opportunité permet-il d’exploiter ? et
• Quels sont les résultats attendus du projet ?

Objectif du projet

Il n’est pas nécessaire d’inclure tous les objectifs dans la charte de projet. Il est préférable de se concentrer sur l’objectif principal et ceux qui se trouvent dans la hiérarchie juste en dessous. Après tout, la description de l’objectif du projet dans le business case devrait fournir une réponse à la question “Que allons-nous faire ?” qui doit rester valide tout au long du projet. Les principaux objectifs et buts définissent la direction vers laquelle les activités qui composent le projet sont orientées. Ils doivent être clairs et mesurables et en accord avec les objectifs globaux de l’organisation.

Périmètre du projet

Le périmètre du projet inclus dans la charte définit les limites du projet, y compris ce qui est et n’est pas couvert par le projet. Il doit inclure une description claire des résultats du projet et toute limitation ou hypothèse qui l’affectera. Par conséquent, il vaut la peine de considérer la réponse à la question “Quelles tâches seront mises en œuvre ?” et “Quelles tâches ne seront pas mises en œuvre ?”. Cela est particulièrement important dans les projets qui impliquent plusieurs parties prenantes, dont les attentes tacites concernant les résultats du projet peuvent être révélées de cette manière.

Livrables

La charte de projet devrait inclure une liste de tous les livrables du projet, y compris une brève description de chacun et les objectifs spécifiques qu’ils visent. Elle devrait également avoir un calendrier pour chaque élément, de préférence avec une référence à un jalon, ainsi que la personne ou l’équipe responsable de leur livraison.

Cadre temporel du projet

La charte de projet devrait également inclure un calendrier global du projet, qu’il vaut la peine de visualiser avec une chronologie. Sur celle-ci, le chef de projet devrait marquer les dates de début et de fin du projet, les jalons ou les dates prévues pour la livraison des résultats.

Budget du projet et allocation des ressources

La charte de projet devrait également inclure le budget global du projet, le plus souvent présenté sous forme de tableau. Cela facilitera l’indication :

• Les principales catégories de coûts – une estimation de la main-d’œuvre, des matériaux et de l’équipement,
• La fourchette projetée des changements – pour tenir compte des fluctuations de prix ou des dépenses imprévues,
• Les réserves et les contraintes budgétaires.

Cette section du document devrait également détailler l’allocation des ressources, y compris le personnel, l’équipement et les installations.

Risques du projet

La section des risques de la charte de projet devrait décrire les risques potentiels et comment y répondre. Cela inclut l’identification des risques potentiels, tels que :

• des retards,
• des dépassements de coûts ou
• des changements de périmètre.

Les énumérer aide les parties prenantes à s’assurer que le chef de projet, l’équipe de projet et l’organisation sont préparés à d’éventuels problèmes et ont un plan pour ce qu’il faut faire pour les atténuer ou les éviter.

Business case vs charte de projet

La différence entre une charte de projet et un business case réside principalement dans l’objectif pour lequel ils sont préparés. Une charte de projet est un document qui initie un projet, tandis qu’un business case argumente pourquoi un projet devrait être lancé. La charte définit ce qui sera fait dans le projet, tandis que le business case répond à la question “Dans quel but ?”. Les deux documents sont très importants pour la bonne gestion d’un projet et aident à le rendre réussi.

Résumé

La charte de projet est un document essentiel qui sert de fondation à la mise en œuvre du projet et autorise son initiation. Elle décrit les objectifs, les buts, le périmètre, le budget, l’allocation des ressources et le calendrier du projet. Elle identifie également les risques potentiels et les hypothèses, augmentant ainsi la chance que le projet se déroule comme prévu.

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