Les tâches et responsabilités les plus importantes du chef de projet | #25 Commencer avec la gestion de projet

Les chefs de projet (PM) sont comme des PDG à une échelle plus petite, pensant stratégiquement au projet en cours et le plaçant dans la perspective des activités de l’ensemble de l’organisation. Leurs tâches sont interdisciplinaires. Bien qu’ils n’aient pas besoin d’être des experts dans la gestion de l’entreprise ou dans le domaine concerné par le projet, ils devraient en avoir une connaissance générale. Alors qu’il s’agit du spécialiste qui est membre de l’équipe de projet et qui proposera la meilleure solution, le chef de projet doit comprendre pourquoi cette solution est la meilleure. Alors, quelles sont les principales tâches et responsabilités du chef de projet ?

Tâches et responsabilités du chef de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Planification et organisation
3. Préparation du budget
4. Suivi du projet
5. Soutien à l’équipe
6. Communication avec les parties prenantes
7. Résumé
8. Découvrez notre logiciel de gestion de projet

Introduction

Le chef de projet ne gère pas les personnes mais le projet. Par conséquent, il ou elle doit toujours garder à l’esprit que l’équipe est composée de spécialistes qui font leur travail du mieux qu’ils peuvent. Le travail du PM est de faciliter la mise en œuvre de ces activités et de leur donner une direction. Le PM doit donc :

• Éviter le micromanagement – instruire les membres de l’équipe sur la façon d’exécuter leurs tâches,
• Laisser la liberté de choisir comment résoudre les problèmes,
• Gérer la responsabilité – adapter l’étendue des tâches aux capacités des membres individuels de l’équipe.

Cependant, quelles tâches font partie des responsabilités du chef de projet ?

Planification et organisation

La gestion du temps dans un projet consiste en des tâches incluant la planification et l’organisation de l’exécution des tâches. La planification est une partie du cycle de vie du projet, qui, bien que dans des proportions différentes, est une partie intégrante de chaque étape du projet. Mais à quoi ressemble la planification en tant que partie quotidienne des devoirs du chef de projet, c’est-à-dire, du côté pratique ?

L’aspect crucial de la planification est l’utilisation efficace des logiciels de gestion de projet. Tout d’abord, cela inclut la compilation d’une liste de tâches à réaliser et leur priorisation. Liée à cette dernière tâche est le deuxième devoir clé du PM – organiser le travail.

Il s’agit non seulement de sélectionner les tâches les plus urgentes à réaliser, mais aussi de s’assurer qu’elles sont effectuées à temps et que tous les membres de l’équipe ont une charge de travail aussi égale que possible. Cela évitera les goulets d’étranglement. Cette organisation inappropriée du travail de l’équipe entraîne qu’une personne est responsable d’un nombre excessif de tâches. L’accumulation de responsabilités entraîne l’arrêt du travail des autres membres de l’équipe, et les progrès du projet ralentissent ou s’arrêtent même.

Assurez-vous d’ajuster la complexité du programme que vous utilisez ou de varier les applications de ses fonctions en fonction des spécificités du projet en cours. Après tout, le nombre de possibilités ne signifie pas toujours une meilleure gestion. Nous recommandons de s’en tenir aux principes du Lean et d’adopter uniquement les fonctions qui améliorent les capacités de l’équipe ou fournissent les données nécessaires pour évaluer les progrès du projet. Bien que des données présentées de manière attrayante puissent séduire les parties prenantes, il n’est pas utile de passer trop de temps à les collecter si c’est uniquement pour servir ce but.

Préparation du budget

Le chef de projet établit le budget lors de la phase de planification du projet. Il est mentionné dans le PMBOK comme :

“L’estimation approuvée pour le projet ou tout composant de la structure de répartition du travail ou toute activité programmée.” (L’estimation approuvée pour le projet ou tout composant de la structure de répartition du travail (WBS) ou toute activité programmée.)

Préparer un budget et contrôler les dépenses dans un projet n’est pas une tâche facile. Malgré des dépenses méticuleusement planifiées, des changements seront nécessaires pour presque chaque projet mis en œuvre. Par conséquent, un budget de projet bien planifié suppose un minimum de 10-15 % pour les dépenses imprévues. 20 % de tous les coûts sont considérés comme un seuil sûr, mais il existe des projets où les changements de budget sont encore plus élevés.

Pour prévenir des écarts excessifs par rapport aux dépenses prévues, il est donc nécessaire non seulement de planifier habilement en tenant compte des dépenses les plus probables. Le PM doit également consacrer une attention considérable à la surveillance des dépenses dans un projet en cours afin de réagir à temps, par exemple, aux variations de prix.

Suivi du projet

Un autre ensemble important de responsabilités du chef de projet est le suivi du projet. Cela nous permet d’aborder judicieusement les risques, d’anticiper et de répondre proactivement aux changements.

Cependant, le suivi ne consiste pas seulement à suivre les risques émergents. Les responsabilités du chef de projet pour le suivi du projet incluent également :

• Tenir des statistiques sur l’avancement des tâches,
• Le taux d’exécution du budget,
• Contrôle et optimisation du flux de travail.

Le but de toutes les responsabilités de suivi du chef de projet est d’optimiser les activités afin que le projet soit exécuté comme prévu, ainsi que d’apprendre comment les processus répétitifs dans de nombreux projets se déroulent et changent.

Soutien à l’équipe

Les responsabilités des chefs de projet incluent la formation d’une équipe, l’organisation et la coordination de son travail, mais aussi la fin de la coopération avec ceux qui n’exécutent pas leurs devoirs de manière satisfaisante.

Lors de la formation d’une équipe, le PM doit s’assurer que ses membres possèdent ensemble toutes les compétences nécessaires pour atteindre l’objectif du projet. Mais aussi, s’assurer qu’il y a une claire division des responsabilités et transparence au sein de l’équipe.

Rappelez-vous que les chefs de projet n’ont pas à être, et ne peuvent même pas être, des experts dans le domaine représenté par chaque participant au projet. Ils sont responsables de soutenir les experts dans leur travail et de s’assurer que la méthode de mise en œuvre du projet est comprise et efficace, et que le flux de travail de l’équipe est optimisé.

Communication avec les parties prenantes

Un autre domaine des tâches effectuées par le chef de projet est la communication avec les parties prenantes. Une tâche clé est de sélectionner les informations à transmettre aux bonnes personnes au bon moment – c’est-à-dire d’optimiser les canaux de communication, ainsi que de s’assurer que toutes les parties prenantes comprennent les messages qui leur sont transmis concernant le projet. Cela peut s’avérer particulièrement important dans le cas de tâches techniquement complexes ou hautement spécialisées pertinentes pour le projet global.

C’est le PM qui organise des réunions périodiques avec les parties prenantes et prépare des rapports. Parfois, ceux-ci prennent la forme de courriels courts, et parfois ce sont des documents de plusieurs pages contenant des données et des analyses détaillées.

Gardez à l’esprit que le rôle représentatif du PM n’est pas toujours agréable. Surtout au moment où il doit communiquer des informations négatives sur le projet aux parties prenantes. C’est à ce moment-là que des compétences interpersonnelles bien développées seront très utiles.

Résumé

Le chef de projet est la personne responsable de la planification, de la coordination et de la supervision de la mise en œuvre des projets. Ses principales tâches incluent :

• Créer un plan de mise en œuvre du projet et organiser l’exécution des tâches,
• Déterminer le budget du projet,
• Surveiller – les dépenses, les risques et les problèmes potentiels,
• Organisation du travail de l’équipe de projet
• Communication avec les parties prenantes et reporting

Le chef de projet doit donc avoir un large éventail de compétences – à la fois spécialisées et interpersonnelles. Il ou elle devrait également se familiariser avec les méthodologies de gestion de projet telles que Waterfall, Agile et Scrum.

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