3 outils pour le traitement automatisé des documents dans votre entreprise afin d’améliorer votre flux de travail | IA en affaires #6

Qu’est-ce que le traitement automatisé des documents (IDP) ?

Le traitement automatisé des documents n’est pas seulement un scan ou de la reconnaissance optique de caractères (OCR). C’est un ensemble complet de techniques qui vous permettent de gérer efficacement les documents dans votre entreprise. Voici les principaux avantages de l’utilisation des outils IDP :

• Gain de temps : L’automatisation des tâches répétitives, telles que l’extraction de données à partir de documents, permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Amélioration de la précision : Les outils IDP aident à réduire les erreurs de traitement des documents, ce qui se traduit par des économies et prévient les problèmes de conformité.
• Renforcement de la conformité : Les outils IDP peuvent être programmés pour respecter des règles et réglementations spécifiques afin d’aider les organisations à rester conformes.
• Augmentation de l’efficacité : Les outils IDP peuvent aider à rationaliser le traitement des documents, conduisant à un travail plus efficace.
• Amélioration du service client : Un traitement des documents plus rapide se traduit par un meilleur service client.

Quels documents peuvent être traités ?

Non seulement les factures ou les contrats peuvent être traités automatiquement. L’IDP peut gérer de nombreux types de documents. Parmi eux, on trouve :

• Contrats – par exemple, contrats de travail ou contrats avec des clients.
• Factures – factures entrantes et sortantes.
• Rapports – tels que des rapports de vente ou des rapports financiers.
• Correspondance – lettres, e-mails et autres formes de communication écrite.
• Formulaires – enquêtes, demandes, soumissions.
• Documents médicaux – dossiers de patients, résultats de tests.
• Documents financiers – relevés bancaires, bilans.
• Documents juridiques – actes juridiques, décisions administratives.

4 techniques de traitement automatisé des documents

Le traitement intelligent des documents (IDP) n’est pas seulement un scanner pour transférer des documents papier vers un ordinateur. Ce sont plusieurs techniques qui nous permettent de traiter les documents efficacement. Parmi elles, il convient de mentionner :

1. OCR, Reconnaissance Optique de Caractères – une technique de base pour lire le texte des documents papier. C’est souvent le point de départ pour automatiser le traitement et la circulation des documents dans une entreprise. C’est une solution ancienne et éprouvée pour scanner et reconnaître le texte contenu dans des documents papier. Avec l’augmentation de la numérisation, de plus en plus d’entreprises utilisent des documents électroniques. Cependant, dans de nombreux cas, les exigences légales rendent nécessaire le maintien et le traitement de bases de données papier. Ainsi, l’OCR est toujours un outil largement appliqué.
2. Reconnaissance de texte – analyse de la structure du texte dans les documents. La prochaine étape du traitement automatique des documents est d’identifier les données numérisées. Une partie essentielle de la compréhension machine de ce qui a été scanné est de distinguer les données pertinentes des données non pertinentes. C’est-à-dire reconnaître les informations clés, par exemple, la marque de l’entreprise qui a envoyé le document, ou des distorsions ou salissures accidentelles.
3. Classification de documents – attribution automatique de documents à des catégories. Les documents reconnus, ou les informations provenant d’eux, sont ensuite envoyés à une base de données numérique. Ils sont classés selon le type de document ou l’action à entreprendre en fonction d’eux. Cela pourrait être, par exemple, de mettre la date d’une réunion sur les calendriers numériques des personnes invitées à un concert de charité, ou d’envoyer un e-mail personnalisé à un client encourageant des retours après un processus de plainte.
4. Recherche de documents – trouver rapidement des informations dans la base de données de documents. Grâce à l’IDP, trouver une facture d’un entrepreneur spécifique, ou un billet acheté pour un montant spécifique, est aussi simple que de taper un mot dans la fenêtre de recherche.

Comment fonctionne le logiciel de traitement automatique des documents ?

Le logiciel de traitement des documents est un outil qui utilise des techniques IDP pour automatiser les processus d’entreprise. Il fonctionne à la fois sur des ordinateurs et dans le cloud et peut s’intégrer à d’autres systèmes, tels que l’ERP (Planification des Ressources de l’Entreprise) ou le CRM (Gestion de la Relation Client).

Document AI de Google

Document AI est un service basé sur le cloud de Google qui propose un traitement automatique des documents. Il exploite l’apprentissage automatique pour extraire des données structurées à partir de documents non structurés.

Document AI offre de nombreuses fonctionnalités qui en font un outil puissant pour le traitement des documents, telles qu’une grande précision, une évolutivité, une flexibilité et une sécurité. Avec la technologie Google Cloud AI et un ensemble de modèles pré-entraînés ou de modèles personnalisés dans Workbench, Document AI peut traiter une variété de types de documents avec une grande précision et rapidité. Ses avantages indéniables sont :

• Une plateforme unique pour le traitement des documents – utiliser une plateforme unique permet un accès rapide à tous les modèles et outils, y compris les modèles pré-entraînés pour le traitement des documents tels que l’OCR et le Form Parser, ainsi que des modèles spécialisés pour des secteurs spécifiques.
• Technologie AI de Google – Document AI utilise la reconnaissance d’image (y compris l’OCR) et la technologie de traitement du langage naturel (NLP) de Google pour créer des modèles pré-entraînés pour des documents de grande valeur et à fort volume.
• Enrichissement des données – la capacité de vérifier et d’enrichir les informations traitées en utilisant la technologie du graphe de connaissances de Google, qui permet de vérifier les noms d’entreprises, les adresses et d’autres données basées sur les informations disponibles sur Internet.
• Ajout de la vérification humaine au processus – Une nouvelle fonctionnalité AI Human-in-the-Loop atteint une plus grande précision dans le traitement des documents en ajoutant le moment de l’acceptation humaine à des processus sélectionnés.

La force de Document AI de Google réside dans son intégration avec d’autres services Google Cloud, ce qui vous aide à créer des flux de travail avancés. Essayez-le en ligne à cette adresse.

Rossum

Tandis que Document AI de Google est le meilleur choix pour les entreprises qui souhaitent tirer parti des technologies cloud avancées et intégrer le traitement des documents avec d’autres services cloud, Rossum est un excellent choix pour les entreprises qui ont besoin d’une solution flexible et évolutive pouvant être personnalisée pour répondre à des besoins commerciaux spécifiques.

Source : Rossum.ai

En d’autres termes, Rossum est un outil légèrement moins sophistiqué mais plus simple à utiliser qui emploie l’intelligence artificielle pour extraire des données des documents. Il peut éliminer les processus d’entrée manuelle de documents et améliorer la précision des données. Grâce au cloud, Rossum est rapide, précis et facile à utiliser. Il fonctionne bien pour le traitement de différents types de documents, tels que les factures, les contrats et les formulaires.

• Capture automatique de données : L’outil classe automatiquement les documents, éliminant les erreurs d’entrée de données qui peuvent entraîner des frais et des pénalités. Il peut traiter les données des documents dans tous les formats et canaux, automatiser les communications pour éliminer le suivi manuel, filtrer les spams et les documents en double, et acheminer et traiter les documents avec un système de file d’attente flexible.
• Fonctionnalités avancées : Rossum offre des fonctionnalités telles que le prétraitement, la validation, le post-traitement et le reporting. Cela rend l’outil polyvalent et adaptable à une variété de besoins commerciaux.
• Solutions personnalisées : Rossum propose des solutions personnalisées pour divers secteurs et besoins, tels que la comptabilité, l’intégration, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des commandes et l’assurance qualité.

Docsumo

Docsumo est le meilleur choix pour les entreprises qui souhaitent traiter des documents rapidement et efficacement sans avoir à s’engager dans des processus complexes de formation de modèles. C’est une plateforme pour traiter facilement des données provenant de volumes énormes de documents non structurés avec une précision de plus de 99 %. Elle offre de nombreuses fonctionnalités telles que la classification automatique des documents, la catégorisation des données, l’OCR intelligent, la validation des données en temps réel et bien plus encore.

Source : Docsumo.com

Docsumo est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent rationaliser leur traitement de documents.

• Polyvalence – Docsumo peut traiter une variété de formats de documents, tels que les factures, les relevés bancaires, les contrats, les lettres de transport, les factures d’énergie et plus encore.
• Extraction intelligente – Grâce à une technologie AI avancée, Docsumo peut extraire et examiner avec précision uniquement les champs dont vous avez besoin à partir de documents aussi complexes.
• Validation des données – Créez des règles et des formules similaires à Excel pour valider les données extraites dans un document, entre des documents ou par rapport à une base de données.
• Classification automatique – Docsumo peut automatiquement distinguer différents documents avant de les traiter, permettant ainsi de transférer les données vers la base de données appropriée.
• Intégration avec des systèmes – Quel que soit le secteur – assurance, finance, logistique – Docsumo propose une API prête à l’emploi qui peut être facilement intégrée dans des systèmes existants.
• Sécurité – La plateforme est conforme au RGPD, certifiée SOC2 et conforme à la HIPAA, garantissant que les données de l’entreprise sont sécurisées et sous votre contrôle.

Docsumo a reçu des éloges de nombreuses entreprises à travers le monde, y compris des sociétés telles qu’Arbor Realty Trust et National Debt Relief, qui se vantent d’un taux de traitement sans contact de 95 % et d’une précision de 99 % grâce à son automatisation complète.

Résumé

Le traitement automatisé des documents est la clé pour rationaliser le travail dans de nombreuses entreprises. Avec des outils tels que Document AI de Google, Rossum et Docsumo, les entreprises peuvent accélérer les processus commerciaux, augmenter la précision des données et améliorer le service client. Le choix de l’outil approprié dépend des besoins spécifiques d’une entreprise, mais toutes ces solutions offrent des fonctionnalités avancées qui aident les entreprises à réussir dans le monde numérique d’aujourd’hui.

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