Calendrier IA. Comment optimiser votre temps dans une entreprise ? | IA en affaires #107

Comment un calendrier AI peut-il aider à la gestion du temps ?

Un calendrier AI peut améliorer considérablement la gestion du temps de votre entreprise. Comment ? Tout d’abord, en personnalisant les horaires des employés. En analysant les données historiques sur les habitudes et la productivité des personnes, un calendrier AI peut ajuster leurs horaires pour maximiser la productivité. Il peut également automatiser la planification des tâches, en tenant compte de plusieurs facteurs importants tels que les délais, les priorités et les dépendances des tâches.

De plus, selon l’étude, jusqu’à 60 % du temps de travail est consommé par des choses telles que répondre à des e-mails, participer à des réunions inutiles et rechercher des informations dans une collection chaotique de fichiers. Ces tâches routinières peuvent être automatisées avec succès grâce à un calendrier AI.

Alors, quels sont les plus grands défis dans la mise en œuvre d’une telle solution ? Tout d’abord, les habitudes actuelles – il faut réorganiser sa routine et changer la façon dont on effectue ses tâches quotidiennes. Les coûts peuvent également être un défi. Les outils basés sur l’IA ne sont pas si bon marché. De plus, la confidentialité des données qui doivent être partagées avec un tel calendrier peut être une préoccupation.

Cependant, la plupart des fabricants assurent qu’ils respectent des normes de sécurité strictes et que les informations ne sont utilisées que pour optimiser les horaires des utilisateurs.

Synchronisation des calendriers d’équipe. Clockwise

Un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées n’est pas tant la gestion du temps que la difficulté de trouver une date commune pour une réunion à laquelle un plus grand groupe de personnes doit assister. C’est là que Clockwise (https://www.getclockwise.com/) intervient, une application qui analyse automatiquement les calendriers des membres de l’équipe et suggère un moment convenable pour que tout le monde se rencontre. De plus, elle surveille constamment les horaires des employés et, si nécessaire, reprogramme des événements flexibles pour faire de la place pour des réunions prioritaires.

Clockwise est un outil de productivité qui optimise les horaires individuels et d’équipe pour libérer du temps pour un travail approfondi sans tâches perturbatrices qui fragmentent la journée. Il fonctionne comme un assistant de planification qui comprend les préférences des utilisateurs et essaie de consolider les événements qui n’ont pas besoin d’être réalisés à un moment précis. Clockwise calcule rapidement le meilleur moment pour les réunions, les tâches et le travail approfondi. Il le fait pour des équipes et des organisations entières, donc il devient plus intelligent à mesure que plus de personnes l’utilisent.

Cela donne à chaque membre de l’équipe un calendrier clair et facilite beaucoup la planification des réunions ensemble. Selon les données collectées par Clockwise, la capacité de suggérer automatiquement des rendez-vous à elle seule permet d’économiser jusqu’à 19 jours de travail par an ! Cela montre le potentiel d’utilisation de l’IA pour synchroniser les calendriers d’équipe.

Source : Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Planification des réunions avec les clients. Kronologic

Planifier des rendez-vous avec des clients peut être une tâche décourageante. Parfois, les clients les plus occupés sont les plus précieux pour l’entreprise, mais il est très difficile de trouver une date qui leur convienne pour rencontrer nos commerciaux.

Dans de telles situations, une application appelée Kronologic (https://www.kronologic.com/) vient à la rescousse, qui peut automatiser entièrement le processus de prise de rendez-vous avec des prospects. Tout d’abord, elle suggère le créneau horaire le plus pratique en se basant sur une analyse des calendriers des deux parties. Deuxièmement, si la réunion doit être reprogrammée, Kronologic mène indépendamment la correspondance par e-mail à ce sujet jusqu’à ce qu’une date mutuellement satisfaisante soit fixée.

Kronologic est une plateforme qui accélère les ventes en envoyant automatiquement des e-mails d’invitation, en utilisant l’IA pour négocier des changements d’heure de réunion et en coordonnant le tout entre les équipes. Avec Kronologic, les entreprises peuvent visualiser et gérer des équipes dans plusieurs emplacements, identifier des prospects et envoyer des notifications automatisées aux représentants commerciaux via un portail centralisé.

De cette manière, les commerciaux peuvent se concentrer sur la préparation de la réunion, plutôt que de perdre du temps à essayer de planifier un rendez-vous. Surtout puisque le nombre de prospects à traiter atteint souvent plusieurs centaines par mois !

Selon les statistiques, l’utilisation de Kronologic peut augmenter le taux de conversion des rendez-vous jusqu’à 17 %. Comme vous pouvez le voir, la planification de rendez-vous avec des clients constamment occupés est un autre domaine où l’IA peut faire des merveilles.

Source : Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Comment un calendrier AI peut-il changer la façon dont votre entreprise gère le temps ?

Un autre point de douleur des grandes équipes distribuées est parfois la difficulté à gérer les tâches efficacement. Dans une telle situation, Trevor (https://www.trevorai.com/) peut être utile pour optimiser l’utilisation du temps de travail. Il facilite et rend intuitif la visualisation et la priorisation de toutes les tâches qui rivalisent actuellement pour notre attention. De plus, ce calendrier AI estime automatiquement le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Il nous rappelle également les délais à venir.

Trevor AI est un planificateur quotidien intuitif qui utilise une technologie de blocage du temps basée sur l’IA pour vous aider à planifier des tâches entre votre liste de choses à faire et votre calendrier en temps réel. Trevor AI équilibre la précision de la planification manuelle par glisser-déposer avec la commodité de la planification automatique. Ses suggestions intelligentes maintiennent votre flux de travail équilibré et facilitent la décision de quand planifier quelles tâches.

Trevor AI est particulièrement bon en blocage du temps, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur une tâche à la fois sans aucune distraction. C’est excellent pour la productivité et élimine le besoin de multitâche, ce qui, selon des études, réduit considérablement l’efficacité au travail.

Source : TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Résumé

Comme vous pouvez le voir, un calendrier AI peut améliorer considérablement la gestion du temps et augmenter la productivité dans de grandes équipes distribuées. Il automatise de nombreuses tâches routinières, permettant aux employés de se concentrer sur la croissance de leur entreprise et sur la gestion des clients.

Par conséquent, il vaut la peine d’envisager la mise en œuvre d’une telle solution, qui, malgré le coût initial, rapportera considérablement au fil du temps sous la forme d’une augmentation mesurable de l’efficacité organisationnelle. La synchronisation des calendriers, la planification automatisée des rendez-vous ou le soutien à la gestion des tâches ne sont que quelques-unes des applications d’un calendrier AI, qui a le potentiel de révolutionner l’approche de la planification du temps de travail dans les organisations modernes.

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